Antti Kivivalli

Ajanhallintaa – mutta miten?

Lähes kaikki sitä tekevät, ajanhallintaa työtehtäviin liittyen. Toki on ammatteja, joissa liukuhihna tuo seuraavan työn eteen ilman, että sitä tarvitsee suunnitella, mutta todella monella on vapaus ja vastuu päättää, mitä tehtäviä tekee milloin ja missä järjestyksessä. 

Nykyajan tyypillinen ilmiö on myös se, että tehtäviä on paljon, ne leijuvat ilmassa ympärillämme ja kaikenlaiset viestimet tuovat niitä kaiken aikaa lisää. 

Keskustellessani aiheesta kouluttajana satojen ihmisten kanssa, on tullut esille muutama perusasia: 

  1. ajanhallinnalle pitää olla jonkinlainen järjestelmä 
  2. monilla työpaikoilla järjestelmä voi olla täysin henkilökohtainen 
  3. järjestelmää täytyy pitää yllä ja maailman tai kokemusten muuttuessa kehittää 

Monet meistä ovat käyttäneet vihkoa tai lappusia, joihin tehdään listoja, joita sitten saa tyytyväisenä viivata yli. Usein sähköposti on keskeinen työkalu ja koska se kivasti pitää asiat järjestyksessä, jopa leimaa kaiken minuutilleen, on sekin joillekin ajanhallinnan väline. Ymmärrettäväsi kalenteri on tärkeä, sillä siellähän se aika on – tai sen puute. 

Sähköisiä välineitä ajanhallinnan tarpeisiin on paljon. Mutta pelkät välineet eivät auta, vaan niitä on myös käytettävä. Se taas vaatii niiden opettelemista, mikä usein onkin helppoa ja suurin haaste on oman järjestelmän muuttamisessa. Joskus kuitenkin pienet lisävinkit sopivasti annosteltuina riittävät tekemään järjestelmästä tulee oikeasti kätevämmän. 

  • saapuneen sähköpostin voi merkitä lipulla, mikä tekee siitä tehtävän 
  • sähköpostiviestin voi myös raahata suoraan kalenteriin ja tehdä siitä kalenterimerkinnän 
  • kun Teams-tiimiä selatessa huomaa jonkun asian vaativan toimenpiteitä, sen voi suoraan merkitä tehtäväksi – itselle tai yhteiseen Planner-suunnitelmaan 

Vaikka ajanhallinta onkin henkilökohtaista, me toimimme organisaatioissa ja silloin on usein hyödyllistä nähdä, mitä itse kukin on tekemässä ja milloin. Kalenterien lukuoikeudet ovat hyvä asia, mutta niin myös yhteiset tehtäväluettelot. 

Oikeastaan kaikista hienointa olisi, jos kaikki tehtävät olisivat jossain yhdessä paikassa, mutta monimuotoisessa työnteossa se ei useinkaan ole mahdollista, tai vaatisi aivan liikaa työtä. 

Nimittäin jos tehtäviä on paljon, niin niitä tulee myös kaiken aikaa lisää. Järjestelmää siis täytyy pitää yllä, tehtäviä lisätä ja kuitata, asettaa muistutuksia ja siirtää päivämääriä, mutta sen kaiken keskellä on hyvä myös tarkastella itse järjestelmää: Onko se toimiva? Riittävän toimiva? Jos olisi taikasauva, niin mitä muuttaisin? Uudet välineet nimittäin saattavat antaa helposti aivan uudenlaisia mahdollisuuksia ajanhallintaan, sellaisia, joita ei vielä kymmenen vuotta sitten edes ollut tarjolla! 

Kirjoittajana Antti Kivivalli, Eduhouse’in kouluttaja, jolle olennaista on tekeminen, eivätkä välineet 

LUE MYÖS