Me kaikki kehitämme ja uudistamme tavalla tai toisella omaa työtämme, työyhteisöämme, yhteisiä työskentely- ja asiakasprosessejamme ja omaa kuntaamme kokonaisuutena. Osa kehittämisestä saattaa liittyä puhtaasti hallinnollisiin ja ammatillisiin asioihin, joskus kehittäminen kohdentuu yhteistyöhön ja työnjakoon, toisinaan esimerkiksi työvälineisiin. Uudistamisen vaade tai impulssi saattaa tulla esimiehiltä ja kehittämistä tehdään sen jälkeen porukalla. Aika ajoin uudistuksiin ryhdytään asiakkaiden palautteen takia ja käytännön kehittämistä viedään eteenpäin ehkä muutaman hallinnosta vastaavan henkilön kesken.

Olipa uudistamisen syyt, taustat tai toimenpiteet millaisia tahansa, on kehittämiseen löydettävissä muutama tärkeä asia ja periaate, jotka kannattaa muistaa:

1. Täsmennä tavoitteet

Älkää jättäkö kehittämisen kohteita liian ylimalkaisiksi ja epämääräisiksi. Määritelkää uudistamisen kohteet täsmällisesti. Ei riitä, että ”hallintoa kehitetään tai työskentelyä tehostetaan” Täsmentäkää kehittämisen kohteet, esim. ”Asiakirjojen julkisuutta parannetaan tai työnjakoa kehitetään talous- ja hallintohenkilöstön kesken”.

2. Kirkasta taustat

Keskustelkaa yhdessä miksi jotain asiaa pitää lähteä kehittämään.  Perustelkaa kehittämisen tarpeet ja syyt. Sanokaa ääneen, jos esimerkiksi kehittämisen tarve tulee asiakkailta. On huomattu, että motivaatio kehittämiseen heikkenee, jos ei selvästi tiedetä, miksi jotain asiaa halutaan uudistaa ja muuttaa.

3. Kerro kehittämisestä muillekin

Muistakaa tiedottaa ja infota kehittämisestä muitakin; kertokaa kollegoille, koko työyhteisölle, tiimille, muille vastuualueille yms. kehittämisen taustat ja suunnitellut toimenpiteet.

4. Tee suunnitelma

Määritelkää mahdollisimman tarkasti, miten aiotte edetä ja koska kehittämistoimenpiteiden pitää olla valmiita. Sopikaa rohkeasti kuka eri toimenpiteistä vastaa ja kuka ne tekee.

5. Kokeile

Kokeilkaa mahdollisimman paljon ja nopeasti erilaisia tapoja tehdä asiat uudella tavalla.  Ottakaa pieniä askelia. Tsekatkaa miten uudenlaiset tavat toimivat.

6. Hyödynnä olemassa olevia käytäntöjä

Kehittämiseen ja sen suunnittelemiseen ei aina tarvitse varata erillistä ”extra-aikaa” tai uusia työkaluja. Katsokaa, miten voitte hyödyntää kehittämisessä esimerkiksi ”normipalavereja”, kehityskeskusteluja, vakiintuneita asiakasprosesseja jne.

7. Tukeudu vahvuuksiin

Valitettavan usein kehittämisen aikana nostetaan esiin asioita, jotka eivät toimi. Muistetaan hyödyntää paremmin työyhteisön ja yksilöiden vahvuudet. Tukeudutaan kehittämisessä asioihin, joihin ollaan tyytyväisiä ja joissa ollaan onnistuttu.

8. Seuraa ja arvioi tuloksia

Keskustelkaa ja määrittäkää mistä konkreettisista asioista näette, että kehittäminen on edennyt ja tavoitteet saavutettu. Muistakaa, että kehittämisen hedelmät kypsyvät usein eri aikaan; osa kehittämisen tuloksista näkyvät kenties hyvinkin nopeasti, kun taas toisten toimenpiteiden vaikuttavuus saattaa näkyä pitkälläkin viiveellä.

9. Ota opit talteen

Vetäkää kehittäminen yhteen; mitä olette saavuttaneet, miksi olette onnistuneet, mikä kenties ei ole mennyt niin hyvin kuin kaavailtiin? Jakakaa onnistumisten reseptit ja hyödyntäkää niitä jatkossa.

10. Palkitse onnistumisista

Olkaa ylpeitä saavutuksistanne. Antakaa toisillenne (ja itsellenne) palautetta asioista, jotka menneet hyvin.

Kirjoittaja on pitkän linjan valmentaja ja konsultti Timo Huttunen, jolta on ilmestynyt vastikään kirja Johdetaan yhdessä (Kauppakamari 2018). Ajatuksena on antaa käytännön eväitä esimiesten ja työntekijöiden yhteispelille, luottamukselle, osallistavalle ja itseohjautuvalle työntekemisen meiningille ja arkipäivän vastuun jakamiselle. Kirjassa paljon ajatuksia ja esimerkkejä myös siitä miten yhteispeliä voisi kehittää muutostilanteissa ja uudistumis- ja kehittämishankkeissa eri porukoiden välille.

Hallintoakatemia

Pin It on Pinterest

Share This