Hankinnan sisältö määritelty tarkasti mutta missään ei ole määritelty riittäviä sanktioita sille, jos palvelu ei täytä sille asetettuja vaatimuksia. Sopimusehdot määritelty viimeisen päälle mutta palvelukuvaus on puutteellinen. Tuntuuko tutulta? Viime aikoina tarkastellessani hankinta-asiakirjoja olen havahtunut siihen, että vaikka onnistunut hankinta edellyttäisi sekä hyvää sisällön määrittelyä että hyviä sopimusehtoja, loppupeleissä varsin harva kunta onnistuu näissä molemmissa.

Onnistunut hankinta edellyttää aina kahta toimijaa – sitä, että on joku substanssiosaaja kertomassa mitä pitäisi hankkia ja sitä, että on toisaalta hankintaosaaja kääntämässä kyseisen tekstin ”hallinnon kielelle”, kertomassa miten hankinta toteutetaan sekä varmistamassa aineistoon hyvät sopimusehdot. Molempien osapuolten rooli on yhtä tärkeä ja tähän työnjakoon liittyvät usein myös hankintojen suurimmat sudenkuopat.

Esimerkiksi palveluhankinnassa hyvätkään sopimusehdot eivät auta, jos palvelun sisältöä ja laatuvaatimuksia ei ole määritelty riittävästi – eli ei ole määritelty sitä kontekstia, mitä vasten hyvin ja tarkasti laadittuja sopimusehtoja verrataan. Toisaalta kattava ja laadukas palvelun sisällön ja laadun määrittely on turhaa, mikäli tarjouspyyntöaineistossa ei ole määritelty hyviä sopimusehtoja, jotka velvoittavat valittua palveluntuottajaa toimimaan edellytetyllä tavalla.

 

 

Usein esimerkiksi palveluhankinnoissa ongelmana vaikuttaa olevan erityisesti se, että palvelukuvauksesta voisi käyttää termiä ”nykytilan kuvaus”. On kuvattu nykyinen toimintaympäristö ja miten palvelut hoidetaan, mutta unohdettu tyystin määrittää se, miten palvelu tulevaisuudessa halutaan järjestää ja millaista palvelutasoa palveluntuottajan edellytetään ylläpitävän. Sopimuskaudella on vaikeaa vedota, että hankittavan palvelun tulee sisältää tietyt asiat, mikäli niitä ei ole määritelty palvelukuvauksessa tai muussa tarjouspyyntöaineistossa riittävän yksityiskohtaisesti.

Toisaalta hyvä hankinta on helppo pilata huonoilla tai puutteellisilla tarjouspyyntö- ja sopimusehdoilla. Ei ole yksi eikä kaksi kertaa kun sopimusaineistoa katsoessani olen miettinyt, että ”mitä ihmettä tässä on ajateltu”. Nämä hetket ovat liittyneet esimerkiksi tilanteisiin, joissa on jäänyt vaikka kokonaan määrittämättä hinnankorotusklausuulit ja tilaajaa suojaavat sopimusehdot, unohdettu täysin sanktioiden määrittely, minkä vuoksi palveluntuottajalla ei ole kunnon velvoitteita järjestää palvelua edellytetyllä tavalla, sopimuksesta voi puuttua kriittisiä sopimusehtoja tai vaikka ne olisi määritelty aikanaan tarjouspyynnössä, ei niitä ole huomioitu varsinaisessa hankintasopimuksessa, minkä vuoksi niihin palaaminen vuosien päästä voi olla haasteellista.  

Hankinta-asiantuntijoiden tehtävänä on varmistaa, että hankinnan sisältö on määritelty riittävästi, jotta hankittava palvelu on laadukasta, ja toisaalta laatia sellaiset tarjouspyyntö- ja sopimusehdot, jotka osaltaan varmistavat tämän toteutumisen. Kuitenkin tieto onnistuneen hankinnan taustalle on aina lähtöisin substanssiosaajalta – siltä, joka käytännössä on tekemisissä hankittavan palvelun kanssa ja tietää sen arjen ja haasteet. Vain hankintaosaamisen ja substanssiosaamisen vahvan vuorovaikutuksen kautta voidaan saavuttaa oikeasti hyvä ja onnistunut hankinta.

 


Kirjoittaja YTM Riikka Liljeroos on kuntahallinnon ja julkisten hankintojen saralta polkunsa löytänyt
hallinnon asiantuntija
ja Hallintoakatemian verkoston jäsen. Hän ollut Hallintoakatemiassa mukana
esimerkiksi vaativissa terveyspalveluiden ulkoistuksissa.

Lisää aiheesta

Miten raamit ja rakenteet virittävät yhteiseloa ty... Se, miten toiminnan kokonaisuus on virallisesti ja rakenteellisesti organisoitu, heijastuu vahvasti johtajuuteen ja arkeen työpaikoilla. Johtamisjärje...
Hallintoakatemian esittelyt: Hanna Vainionpää Tällä kertaa vuorossa Hallintoakatemian esittelyissä on Hanna Vainionpää. Hanna toimii tällä hetkellä kunnansihteeri-koulutoimenjohtajana Karvian kunn...
Voiko atomi palaa ja voiko asiantuntijaa ymmärtää?... Voiko lakikieltä suomentaa? Voiko listatekstejä kirjoittaa ymmärrettävästi? Voiko ammattilainen puhua kuin ihminen ihmiselle menettämättä uskottavuutt...
Palasiko neuvottelumenettely kalkkiviivoilta lähtö... Jääkö neuvottelumenettely EU-hankinnoissa lain kuolleeksi kirjaimeksi lakiuudistuksen jälkeen? Vuoden 2017 alusta voimaan tulleen hankintalakiuudis...
Hallintoakatemia
Asiasanat: , , , , , , , ,

Pin It on Pinterest

Share This