Hyvän kokouksen reseptiä etsimässä

Millainen on hyvä kokous? Minkälaisia puheenvuoroja hyvässä kokouksessa pidetään, miten hyvää kokousta puheenjohdetaan tai miten kokouksen osallistujat voivat rakentaa kokouksesta paremman? Olen päässyt osallistumaan yhdistyksen sääntömääräisiin kokouksiin sekä yhdistyksen hallituksen kokouksiin viimeisen kolmen vuoden ajan hyvinkin säännöllisesti, joten kokoukset ovat tulleet tutuiksi. Tässä kirjoituksessa pohdin kokemusteni pohjalta sitä, miten kokous voi olla hyvä.

Hyvän kokouksen puheenvuorot vievät keskustelua eteenpäin. Usein kokouksien haasteena voi olla se, että puheenvuorot alkavat toistaa itseään. Tässä tilanteessa vastuu on sekä puheenjohtajalla että kokouksen osallistujilla. Puheenjohtajan on muistutettava muita kokoustajia olemaan toistamatta asioita loputtomasti ja sen sijaan tuomalla keskusteluun uusia näkökulmia. Toisaalta taas kokoukseen osallistujilla on vastuu kuunnella muita niin tarkasti, ettei toistaminen ole tarpeellista. Jos kokouksen osallistujat ovat samaa mieltä toistensa kanssa, he voivat kuitenkin ilmaista lyhyestikin olevansa samaa mieltä. Tällöin ei synny toistoa, mutta kokouksessa saadaan laajempi käsitys kokoustajien mielipiteistä.

Puheenjohtajan roolista tekee haasteellisen se, että keskustelua tulee viedä eteenpäin, mutta on myös varmistettava, että kaikki saavat sanoa sanottavansa. Se ei ole aina helppoa, sillä kokouksen osallistujat voivat tulkita keskusteluun puuttumisen puheenvuorojen rajaamisena tai jopa henkilökohtaisena hyökkäyksenä. Onkin tärkeää, että kokouksiin pyritään luomaan turvallinen ja avoin ilmapiiri, jotta ihmiset uskaltavat kertoa ajatuksistaan vapaasti. Ilmapiirin luomisesta ovat vastuussa kaikki kokouksen osallistujat.

Etäaika on tuonut omat haasteensa kokouksiin. Aiemmin mainittua toistoa voidaan välttää paikan päällä järjestettävässä kokouksessa nonverbaalisella viestinnällä esimerkiksi nyökyttelemällä. Tällöin on helpompi hahmottaa, mitä mieltä ihmiset ovat, vaikka jokainen ei pitäisi asiasta puheenvuoroa. Myös hyvän ilmapiirin luominen voi olla haastavaa etäkokouksissa, jos osallistujat eivät esimerkiksi pidä ikinä kameraa päällä. Etäkokoukset voivat kuitenkin olla ihan yhtä hyviä kuin paikan päällä pidettävät kokoukset. On vain huolehdittava tekniikan riittävyydestä ja yhteisistä pelisäännöistä, jotka kaikki allekirjoittavat.

Olen kirjoittanut hyvistä kokouksista yleisellä tasolla, mutta miten kuntien konteksti vaikuttaa asiaan? Onko sillä väliä, millaisia kokoukset ovat kunnissa, jos päätökset saadaan kuitenkin tehtyä? Ainakin minun mielestäni on, koska kunta on yhteisö. Hyvällä toimintakulttuurilla voidaan luoda yhteisöllisyyttä, joka on tärkeä osa kuntia. Esimerkiksi kunnanvaltuuston ilmapiiri voi tarttua koko kuntaan, niin positiivisessa kuin negatiivisessakin mielessä.

Hyvistä kokouksista kunnissa pääsee kouluttautumaan Hyvät kokoukset kunnassa luottamushenkilönä -webinaariin, joka järjestetään 24.8. klo 15–17. Lue lisää ja ilmoittaudu mukaan täältä.

Kirjoittajana Julia Malvikko Hallintoakatemiasta

LUE MYÖS