Hyvän valmistelun merkitys

Muistan aina, kun aloittelin työuraani kuntasektorilla. Olin perehdytyksessä ja kaikesta uudesta pääpyörällä aloittelevalle sihteerille paljastui nopeasti hyvän valmistelun merkitys. Oli lautakunnan kokous, jossa päätettiin tiepuomin sijoituksesta. Valmistelussa oli unohtunut liittää mukaan karttaliite puomin sijoituspaikasta. Lautakunta päätti palauttaa asian käsittelyyn, koska heille oleva selvitys asian päättämiseksi ei ollut riittävä. Tämä on jäänyt hyvin mieleen ja opetti sen, kuinka pienestäkin asiasta päätös voi jäädä tekemättä. Ymmärrän kuitenkin, että tuo pieni asia, voi olla merkittävin tekijä päättäjien näkökulmasta. 

Hallintolaki määrittää hyvän hallinnon perusteista, jossa viranomaisen on kohdeltava hallinnossa asioivia tasapuolisesti. Hallintolain 6 luvun 31 § määrittää selkeästi sen, että viranomaisen on huolehdittava asian riittävästä selvityksestä ja asianmukaisesta selvittämisestä hankkimalla asian ratkaisemiseksi tarpeelliset selvitykset ja tiedot. Valmistelijoiden osalta kunnassa se tarkoittaa juuri sitä, että valmisteluun tulevien asioiden osalta tehdään riittävä taustatyö. Käytännössä se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että kuntalaisen tiepuomihakemuksen osalta perehdytään sijoituspaikkaan sekä etsitään tarvittava materiaali päätöksenteon tueksi. Hakemuksen osalta täytyy myös selvittää sen oikeellisuus eli ovatko hakijat tien virallisia haltijoita tai onko tien kunnostamiseen käytetty valtionavustusta tietyn ajan sisällä, jolloin tiepuomin asettaminen ei ole mahdollista.  

Kuntalaki (Harjula ja Prättälä) määrittää myös olennaisesti viranhaltijoiden tehtäviä ja toimimista. Virkavastuu on olennainen osa viranhaltijan määrittämää toimintaa ja se kuvastaa selkeästi sitä, miten voi käydä, jos viranhaltija ei toimi tehtävässään lakien määrittelemällä tavalla. Tämän vuoksi olen itse oppinut ja sisäistänyt jo heti kuntasektorin työkentälle astuessa, että toimiessani niin virassa tai toimessa, olennaisinta on asioihin perehtyminen. Varsinkin täysin uutena työntekijänä kuntasektorilla se tarkoittaa jatkuvaa oppimisen halua ja aitoa kiinnostusta asioihin perehtyessä. Olen oppinut myös sen, että vaikka olisit ollut töissä kunnassa kaksi tai kymmenen vuotta, lait ja aika ovat muuttuvia. Se jos mikä tekee kuntakentästä mielenkiintoisen ja vaihtelevan.  

Valmistelijoiden esitykset ovat pohja hyvälle päätöksenteolle. Luottamushenkilöt olettavat pystyvänsä luottamaan viranhaltijoiden valmisteleviin päätöksiin. Näin on myös tärkeää olla, sillä ilman luottamusta viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden välillä, ei työ ole mielekästä vaan epävarmaa toimintaa valmistelijoiden osalta. Koenkin, että hyvä yhteistyö puolin ja toisin on olennainen osa niin valmistelua kuin päätöksentekoa. Luottamushenkilöt ovat osaltaan vastuussa päätöksenteosta, joten kannustan niin viranhaltijoita kuin luottamushenkilöitä vapaaseen keskusteluun asioiden valmistelussa. Näin voidaan välttyä virheellisiltä tiedoilta valmistelussa ja viime kädessä päätöksenteossa. 

Hallintoakatemia järjestää valmistelusta koulutuksen, jossa perehdytään valmisteluun syvällisesti ja käytännön esimerkkien kautta. Mielestäni koulutus on loistava niin työtään aloitteleville valmistelijoille kuin vanhoille konkareille. Sihteereiden työ on myös valmistelua, joten näen koulutuksen sihteereille hyödylliseksi. Koulutuksessa käydään läpi niin valmistelijan virkavastuusta ja velvollisuuksista, hyvään valmisteluun ja päätöksentekoon saakka.  

Ilmoittaudu mukaan Tuulin koulutukseen ja opi tai kertaa valmistelun perehdytyspaketti 23.6.2022 klo 9-11 

Lähteet: 

Hallintolaki 6.6.2003/434, Finlex 

Kuntalaki – Tausta ja tulkinnat. Harjula & Prättälä, 2019 

Kirjoittaja: 

Jenna-Riikka Kouva, hallinnon harjoittelija Hallintoakatemia 

LUE MYÖS