Puheenjohtaja nauttii iltakahvia ja jostain taianomaisesti ilmaantuneita kokoustarjoiluita. Mukavaa, että viineriajasta on siirrytty smoothie- ja hedelmäaikakaudelle. Kahviinkin on tarjolla kauramaitovaihtoehto ja teepusseissa värikirjoa.

Vähitellen tila täyttyy tarjoilupöydän kautta vakiintuneille paikoilleen siirtyvistä osallistujista ja kun kello näyttää sitä tasalukua, joka nyt on valittu lautakunnan kokouksen aloitusajankohdaksi, puheenjohtaja aloittaa kokouksen sanoilla: ”No niin, klo on 17 tasan.” On hyvä, että hän muistaa ilmaista, miten arvokasta on, että kukin osallistuja oman elämänsä arjesta on hyvissä ajoin lohkaissut aikaa kokoukseen valmistautumiseen ja ennakoinut oikean ajan kokouspaikalle siirtymiseen ja on nyt täällä, läsnä. Läsnä olevien toteaminen on helppoa, tuttu nimi yhdistyy tuttuihin kasvoihin. Paitsi kuka on tuo  jollain tavalla tutun oloinen, mutta johon nyt juuri ei mikään nimi yhdisty? Sihteeri onneksi huomaa puheenjohtajan tilan ja esittelee kaavoitusinsinöörin nimeltä ja muutamalla sanalla palauttaa mieliin, että tarkoitus on vaihtaa ajatuksia kaavoitusprojektien priorisoinnista kokouksen aluksi. Insinöörillä on raikas kevään vihreä mekko, mikä saa aikaan tunteen, että hallinnossa on tuoreita ajatuksia oman kunnan tulevaisuustyöstä.

Tulevaisuusinsinöörin päästyä PowerPointeissaan puoliväliin, saapuu kokoukseen hiljaa rymistellen viimeinen osallistuja, joka hidastaa askeleitaan ja vetäytyy kumaraan kuin kysymysmerkiksi puheenjohtajalle, onko vielä tervetullut laumaan. Hän huokaisee onnistuessaan saavuttamaan tavoitteensa, tuolin, joka on paistanut tyhjänä julistamassa vain yhtä asiaa: poissaoloa. Kun läsnäolo on tullut ilmeiseksi ja esityksen kuuntelun lomassa ystävällisen hymyn jakamaan erehtynyt vierustoveri on pyytämättä saanut selvityksen, miksi siirtyminen ei onnistunut tavoiteajassa, voi hän oikeutuksen saaneena ojentautua ja siirtyä hidastetuin askelin tarjoilupöydän ääreen.

Tulevaisuusinsinööri pääsee esityksen viimeiseen diaan, johon on listannut kysymyksiä pohdittavaksi. Lautakunta tekee vastakysymyksiä, kertoo havaintoja, nostaa uusia skenaarioita, pohtii mikä vaihtoehdoista johtaa todennäköisemmin yhdessä mietittyyn päämäärään. Yksi jäsenistä lähtee maalailemaan hieman liian leveällä pensselillä, mutta hänen ilmaisunsa on aina niin viihdyttävää, että puheenjohtaja antaa hänen jatkaa, eihän nyt vielä olla varsinaisissa asioissakaan.

Kaavoitusprojektit poistuvat kotiinsa ja lupsakka ympäristösihteeri, joka on päivän sosiaalisimmasta tilanteesta innostuneena jo ottanut tulevaisuusinsinöörin lämmittämän lavan ja yleisön itselleen, odottaa pientä merkkiä puheenjohtajalta, että hän saa aloittaa. Ympäristösihteeri näkee kokousväen kasvoilta arvostuksen ja kiinnostuksen. Hänellä on monia tärkeitä, ajankohtaisia asioita mielessään. Tarkasti hän lukee yleisöstä, että tuo yksi odottaa vain hänen puheenvuoronsa loppua, mutta ympäristösihteerillä on hänestä ennestäänkin sellainen käsitys, ettei hän ole suuresti tästä substanssialueesta kiinnostunutkaan. Paikkajaossa tämä oli vasta hänen kolmas varatoiveensa ja luottamustehtävä on nyt enemmän velvollisuus ja suoritus. Siksi sihteeri ei vedä johtopäätöksiä tästä sanattomasta viestistä, vaan jatkaa ja tulee kertoneeksi myös kiinnostavia kokemuksia entiseltä kuntatyönantajaltaan.

Puheenjohtaja huomaa, että varsinaisiin kokousasioihin pääseminen on valunut ennakoitua myöhäisemmäksi ja kiittelee sihteerin, kehottaa kokousväkeä täydentämään eväitään ja omalla esimerkillään houkuttaa muutaman muun itsestään huolehtivan tai innokkaan kuningasliikkeeseen eli kokouskyykkyyn.

Varsinaisiin kokousasioihin päästään tasan klo 18.23 ja teknisen johtajan esittelystä ensimmäiset kaksi asiaa päätetään sujuvan yksimielisesti esityksen mukaisesti ja kolmannessakin ollaan jo hyvässä vauhdissa, kunnes puheenjohtaja huomaa, että kahden jäsenen välinen supattelu näyttää tärkeältä ja toisen katseesta on luettavissa epätietoisuus. Kysyttäessä selviää, että jäsen urheiluseurasta pohtii, onko hän esteellinen käsittelemään asiaa. Pienen pohdinnan jälkeen todetaan yhteisöjääviys perusteeksi ja jäsen poistuu muutaman heilutuksen saattelemana lasioven taakse. Kulmassa istuva toimielimen jäsen huomaa vielä käydä sulkemassa toisenkin oven, jolla ääniyhteys  katkaistaan perusteellisesti. Urheiluseuralainen viittelöidään melko nopeasti takaisin muiden joukkoon, sillä asia numero kolme on myös käynyt läpi hyvän valmisteluprosessin ja päätösehdotus tiedettiin jo ennalta olevan koko lautakunnan mieleen.

Vaikka kokouksen edetessä tulee päätettäväksi asia, joka ratkaistaan äänestämällä, etenee kuntahallinto varmasti. Jäsen majuri, evp  lausuu epävirallisen repliikin tiedustellessaan kuuluvalla äänellä, onko kenelläkään laturia. Jäsen toiminnanjohtajalla on, ja näin evp:n tablettiin saadaan kokousmateriaali palautumaan kun evp ja tabletti jatkavat kokousta pistorasiaan kytkettyinä.

Kokous kuljetetaan loppuun yhteisellä rivakalla tempolla ja jäsen urheiluseura poistuu samalla vauhdilla kokouksesta nuijan kopahdettua, mutta hänet huudetaan vielä hämärältä parkkipaikalta takaisin, sillä epävirallisessa loppukeskustelussa muistettiin nuorisovaltuuston haaste. Sovittiin, että jäsenet urheiluseura ja toiminnanjohtaja lähtevät edustamaan lautakuntaa ja kysyvät ympäristösihteeriä huutamaan vetoja ja kohottamaan hyvää henkeä koko soutuväkeen.

Meille kunnallinen päätöksenteko on ennen sähköisiä kokouksia ollut niin monikanavaista, että en ollenkaan hämmästele, että pelkistetty sähköinen ympäristö saattaa tuntua liian kapea-alaiselta. Ymmärrän myös hyvin, miten monia käytännön asioita oman kunnan fyysisiin kokouskäytäntöihin kasvaneet luottamushenkilöt ja viranhaltijat joutuvat ennakoimaan ja pähkäilemään, kun sähköinen kokousympäristö jättää niin suuren määrän informaatiota ulkopuolelle. Etukäteen suunniteltavia asioita riittää akun loppumisesta, äkillisesti huomattuun esteellisyyteen. Sähköisessä ympäristössä vastuita riittää jokaiselle osallistujalle. Jokaisella on huolehdittavaa, että omalta osalta kokous etenee, on tutustunut kokousmenettelytapoihin niin, että kokouksen kulkua hetkeksi muuttaviin tilanteisiin on yhteinen suunnitelma.

Yhteen kokoontuminen tärkeiden asioiden päättämiseksi on kehittynyt leirinuotioilta kaupungintalojen kokoushuoneisiin ja nyt, pakotetulla spurtilla, monenlaisiin ympäristöihin yhtäaikaisesti. Kokoustiloja on yhden sijasta monia ja vastuullinen tilajärjestely jakautuu kaikkien osallistujien tehtäväksi.

Olemme sähköisten kokousten koulutuksissa kuulleet erinomaisia toimintatapoja eri puolilta Suomea. Kokouskulttuurin kehittyminen sähköiseenkin ympäristöön on hyvässä vauhdissa ja mikään ei viittaa siihen, etteikö tästä tulisi päätöksentekovälineenä fyysisten kokousten rinnalle erinomainen lisä. Toiset ovat kertoneet, että kokoukset ovat napakoituneet. En ihmettele. Ei minuakaan innosta pitkiin monologeihin hiljaisuus ja näyttöruutu niin paljoa kuin edes vähän kannustavat kokouskaverin kasvot. Yhtäläinen ääni- ja kuvayhteys tarkoittaa käytännössä yhtä suppeaa kuvayhteyttä kaikille, yksi osallistuja kerrallaan. Ilman muuta siinä jää kaipaamaan fyysisen kokouksen moni-ilmeisyyttä, mutta sähköinen kokous hoitaa asiansa myös: asiat etenevät.

Etäyhteyksin on hoidettu nyt niin monia asioita menestyksekkäästi, että lähdetään rohkeasti jalostamaan hyviä etäiltakouluja, -työpajoja, – fasilitointia ja alusta pitäen laillisuuden suhteen hyvin mietittyjä ja hyviä menettelytapoja noudattavia kokouksia.

Sähköisellä päätöksentekomenettelyllä hoidamme rutiiniluonteiset asiat pois alta jo ennen varsinaista kokousta. Sähköinen allekirjoitus kohtuullistaa ajankäytön siihen, kuinka paljon käytämme aikaa ja vaivaa asiakirjan tarkistamiseen ja hyväksymiseen.

Onhan tämä epämukavaa aluksi ja ehkä jopa pelottavaa. Kaikki haluavat hoitaa tehtävänsä hyvin. Tämä näkyy esimerkiksi siinä, että puheenjohtajat, sihteerit ja osallistujat hakeutuvat koulutuksiin ja valmentautuvat uuden välineen käyttöön. Uskon, että näin kuitenkin lisäämme eri elämäntilanteissa oleville mahdollisuuksia toimia luottamushenkilötehtävissä ja osallistua kuntalaisena. Johtaako tämä sähköiseen kokousloikkaan? Voisiko tämän ansiosta meillä olla ensi vuonna enemmän esimerkiksi muilla paikkakunnilla opiskelevia nuoria oman kunnan luottamustehtävissä?

Leirinuotiolle on hyvä palata. Niille on aina paikkansa. Ja niin on fyysisillä kokouksilla, joissa luemme toisistamme paljon informaatiota ja pidämme yllä yhteyttä. Uuden ei tarvitse pyyhkiä pois vanhaa vaan lisätä mahdollisuuksia. Siirretään yhdessä sähköiset kokoukset vakituiseen kokousvalikoimaamme. Silloin puheenjohtaja voi asioiden ja tilanteiden pohjalta valita tarkoituksenmukaisimman tavan kokoontua. Samalla lisäämme kunnan toimintakykyä ja valmiutta mahdollisiin tulevaisuuden kriisitilanteisiin.

Pirjo Ala-Hemmilä

Tervetuloa kouluttautumaan ja jakamaan samalla hyviä käytäntöjä sähköisiin kokouksiin:

Vinkit sähköiseen kokoukseen kunnan luottamushenkilölle 26.5.2020 klo 12.00

Puheenjohtajan rooli sähköisessä kokouksessa – miten johdan sähköistä kokousta? 3.6.2020 klo 17.00

Sähköiset kokoukset toimielimen sihteerin roolissa 4.6.2020 klo 9.00

Sähköiset kokoukset teknisellä toimialalla 16.6.2020 klo 12.00

PIrjo Ala-Hemmilä

Pin It on Pinterest

Share This