Kokoustyöskentelyä on syytä suunnitella välillä myös etukäteen. Kokoustyöskentelyyn tulee lainsäädännön ja hallintosäännön kautta kunnissa useita pakollisia toimintatapoja ja välttämättömiä vaiheita, jotta kokous olisi laillinen. Hyvin johdetuissa kunnan toimielimissä on etukäteen sovittu toimimisesta joissakin tilanteissa, kuten: kokoustyöskentelykäytännöt, tekniikka, vuorovaikutus ristiriitatilanteissa, riittävien valmistelutietojen puuttuminen jne. Olen nähnyt sekä hyvin sujuneita kokouksia, että varsinaisia kaaoksia. Kyse on kaikkien kokouksen osallistujien panoksesta kokoukseen.
Kokouksen jäsenten ja muiden osapuolten roolit poikkeavat osin toisistaan ja jokaisella on vastuu kokouksen etenemisestä ja hyviin päätöksiin pääsemisestä. Esimerkiksi puheenjohtajalla on vastuu kokouksen hallinnasta ja jäsenten aktivoinnista sekä puheenjohtajan päätösehdotuksesta. Jäsenillä on vastuu asiaan perehtymisestä ja asiaan liittyvistä puheenvuoroista sekä muiden jäsenten huomioimisesta. Esittelijällä on mm. vastuu asiasisältöjen riittävästä selvittämisessä ja kokoustilanteessa niiden asianmukaisesta sisällöllisestä käsittelystä. Sihteerillä on vastuu esimerkiksi asianmukaisesta dokumentoinnista.
Puheenjohtajalla on keskeinen rooli johtaessaan toimielimen kokousta.
Puheenjohtajan on tunnettava hyvin kokousmenettelyyn liittyviä erilaisia tilanteita, kuten äänestykset ja vaalit, järjestyksenpito, puheen johtaminen, otto-oikeuden käyttö sekä esteellisyyssäännökset. Yksi merkittävä puheenjohtajalta vaadittu kyky on ohjailla toimielimen yleistä toimintakulttuuria ja saada toimielin keskittymään toimielimelle annetun tehtävän edistämiseen. Tärkeää on saada toimielin toimimaan niin tehokkaasti ja järkevästi kuin mahdollista.
Taitava puheenjohtaja pystyy valvoa, että keskustelussa pysytään asiassa, lakia ei rikota, keskustelu pidetään tiiviinä ja myös tauot asiallisina.
Miten tähän päästään? Koulutuksella, keskustelulla ja asioiden hallitulla käsittelyllä. Miten synnytetään kaaos? Se onkin jo helpompaa, se syntyy ihan itsestään.

Tuuli Tarukannel on FacebookTuuli Tarukannel on LinkedinTuuli Tarukannel on Youtube
Tuuli Tarukannel
ErityisasiantuntijaHallintoakatemia
Olen kuntia eri puolilla maata ja erilaisissa tehtävissä katsonut HTM. Kiinnostuksen kohteinani on kaikki kuntiin ja hallintoon liittyvä. En ole törmännyt ongelmaan, joka ei ratkeaisi lukemalla Harjula-Prättälää tai juoksemalla.

Pin It on Pinterest

Share This