Kokoukset – kokouspuheesta kokouskuunteluun ?

Puhu äänellä jonka kuulen,
Sanoilla jotka ymmärrän,
Runoilla jotka käsitän
Sinuun tarvii tekstityksen,
Salaisuuksies selittäjän,
Kertojan kaikkitietävän

(Happoradio, Puhu äänellä jonka kuulen)

Olen puhunut paljon kokouksista ihmisten kanssa viime aikoina koulutuksissa ja niiden välissä. Huonoa kokousta yleensä kuvataan sekavaksi tilaisuudeksi, jossa on epäselviä pitkiä puheenvuoroja, välistä huutelua ja kokoukset venyvät loputtomiin. Olen itsekin ollut välillä huonoissa kokouksissa. Olen saanut osakseni silmien pyörittelyä, tytöttelyä, kirjoitustaidottomaksi haukkumista sekä kaikkea muuta vähemmän hauskaa. Lisäksi olen ollut päämäärättömissä kokouksissa; tehoton palaveri on ollut kokous, jossa kokouksen vetäjä vaipuu toistuvasti omiin ajatuksiinsa ja kukaan osallistujista ei tiedä, mitä tapahtuu. Eli jatkuuko asian käsittely vielä vai saako jo puhua seuraavasta asiasta. Kun osa jatkaa jo eteenpäin syntyy kokoukseen poukkoileva tunnelma. Tämä vie kaikkien kokoukseen osallistujien aikaa ja energiaa. Vastapainoksi olen kuitenkin ollut myös hyvissä ja jopa viihdyttävissä kokouksissakin. Jotkut osaavat pitää ihan mahtavia puheenvuoroja ja monet puheenjohtajat ovat niin taitavia, ettei kokouksen etenemistä voi kuin ihailla. Syntyy aitoa keskustelu eikä irrallisia puheenvuoroja. On kiinnostava nähdä, miten hyvä puheenjohtaja pystyy ohjata kaikkien mielialaa ja koko tilan tunnelmaa.

Hyvässä kokouksessa saadaan tehtyä kaikki ne päätökset, joita varten kokoonnuttiin ja päätökset ovat muotoseikoilta kestäviä ja laadukkaita. Kokouksen päämäärä on siis kaikille sama, tai sen tulisi olla sama. Tietysti puheenjohtajan hyvät kyvyt vievät kokousta eteenpäin kohti tätä päämäärää. Mitä selkeämmin puheenjohtaja pitää omassa mielessään ja osallistujien mielessä kunkin käsiteltävän asian kohdalla asian käsittelyn tavoitteen, sitä paremmin kokous sujuu. Keskustelun on pysyttävä asiassa, kuntapuolella jo ihan lain mukaankin. Tämäkin ohjaa kokousta koko ajan kohti tavoitetta. Puheenjohtajan on selkeästi johdettava keskustelua.

Kuitenkin kokouksessa jokainen on vastuussa omasta toiminnastaan. Läsnäololla ja kuuntelulla pääsee jo pitkälle. Ei pidä olla kuuntelevinaan, vaan kuunnella. Eikä pelkästään katsoa, vaan nähdä. Jokainen varmasti ajattelee kuuntelemisen olevan helppoa ja osaavansa kuunnella. Mutta usein kokouskulttuurissa tuntuu siltä, että vain odotetaan omaa puheenvuoroa. Keskitymme oman sanoman muotoiluun, eikä toisen kuunteluun. Oikea keskustelu ja sitä kautta hyvä kokous syntyy siitä, että kuunnellaan, keskustellaan ja käydään oikeaa dialogia.

Esimerkiksi näiden kokouksen kultasisten sääntöjen hyvällä toteuttamisella ollaan jo pitkällä hyvissä kokouksissa:

Kokouksen kultaiset säännöt:

  • Kuuntele muita. Älä ole vain kuuntelevinasi.
  • Arvosta muita ja anna arvostuksesi näkyä.
  • Älä yritä loistaa muiden kustannuksella.
  • Jos yrität nolata muita, nolaat vain itsesi.
  • Muista, että jokaisella on oikeus mielipiteeseensä.
  • Auta muita säilyttämään kasvonsa.
  • Anna muidenkin onnistua.
  • Epäile ääneen vain omaa ymmärrystäsi, älä muiden.
  • Et ole aina oikeassa. Kaikki viisaus ei ole sinulla.

(Vinkit antoi Eeva-Leena Vaahtio, Teoksessa: Aimo Ryynänen (toim.): Luottamushenkilön käsikirja 2021. Unipress.)

Tässä on myös kiinnostava artikkeli ja testi, jonka avulla voi testata itseään kuuntelijana:

Testaa, millainen kuuntelija olet – Oppiminen – yle.fi

Lisää hyvistä kokouksista pääset kuulemaan Tuulin koulutuksessa Hyvät kokoukset kunnassa luottamushenkilönä 24.8.2022 klo 15-17

LUE MYÖS