Kouluttajalle (tietosuojakäytännöt)

TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖISTÄMME – KOULUTTAJAT, YHTEISTYÖKUMPPANIT JA HENKILÖSTÖ

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

MISTÄ ON KYSE?
Jotta voimme tarjota palveluitamme lupaamallamme tavalla, käsittelemme toiminnassamme henkilötietoja.Me haluamme pitää henkilötietosi suojassa ja käsittelemmekin niitä mahdollisimman vähän – vain toimintamme kannalta välttämättömimpiä tietoja. Noudatamme toiminnassamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä Suomen henkilötietoihin liittyvää lainsäädäntöä.  

Kyseessä on yhteistyökumppani-, kouluttaja- ja työntekijätietosuojaseloste. Rekisteri on Suomen Videokoulutus Oy:n rekisteri ja voimme käyttää rekisteriä kaikessa toiminnassamme (Suomen Videokoulutus Oy, Hallintoakatemia, Academy of Professional Safety).

MISSÄ TILANTEISSA KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJA?
Käsittelemme  yrityksen toiminnan kannalta välttämättömimpiä henkilötietoja toimintamme toteutusta varten. Rekisteröimme vain toiminnan suunnittelun kannalta välttämättömimmät tiedot.

KUKA VASTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ?
Suomen Videokoulutus Oy, 39700 Parkano
Yhteyshenkilö henkilötietoihin liittyvissä asioissa: Ulla Tirronen, info@videokoulutus.fi

MITÄ TIETOJA KÄSITTELEMME?
Keräämme ja tallennamme seuraavia henkilötietoja kouluttajistamme, yhteystyökumppaneistamme sekä työntekijöistämme:
– Nimi
– Sähköpostiosoite
– Matka- tai muu puhelinnumero
– Organisaatio ja henkilön asema organisaatiossa
– Henkilön tai organisaation osoite- ja laskutustiedot
– Henkilön osaamiseen liittyviä tietoja (osaamisalueet, CV:t)
– Tietoja yhteistyöhön liittyen.

Käsittelemme siis vain hyvin yleisluontoisia henkilötietoja. Mikäli joutuisimme käsittelemään erityisiin tietoryhmiin kuuluvia tietoja, käsittelemme niitä vain sen ajan kuin tarvitsemme tietoja yhteisty- ja/tai kouluttajasuhteen jatkuessa tai työsuhteen jatkuessa.

Käymme vuosittain läpi heinäkuuhun mennessä poistettavat henkilötiedot, joille ei ole enää laillista käyttötarkoitusta henkilötietojen säilyttämis- ja poistamissuunnitelmamme mukaisesti.

MISTÄ JA MILLÄ TAVOIN KERÄÄMME HENKILÖTIETOJA?

Keräämme henkilötietojasi seuraavissa tilanteissa:
-Jos haet meille töihin tai kouluttajaksi
-Jos tulet meille töihin (allekirjoitat sopimuksen) tai kouluttajaksi
-Jos olet meihin yhteydessä nettisivujemme kautta tai muita kanavia pitkin


Voimme kerätä henkilötietoja myös yleisesti saataville olevista internet-lähteistä sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä.

Tallennamme henkilötietosi, että voimme
-hoitaa yhteistyö/kouluttaja/työsuhteeseen liittyvät asiat (esim. palkanmaksu tai kouluttajaksi kysyminen eri tilaisuuksiin
-täyttää lainsäädännön edellyttämät vaatimukset (esimerkiksi kirjanpitolakiinliittyvät vaatimukset)
-pitää kirjaa yhteistyöstämme (esimerkiksi kouluttajana toimisesta koulutuksissamme tai muissa hankkeissamme)

Käsittelemme henkilötietojasi ensisijaisesti perustuen yhteistyö-/kouluttaja- ja/tai työsuhteeseen liittyvään sopimukseen tai erilliseen nimenomaiseen suostumukseen perustuen tai muuhun lainsäädännön velvoitteisiin perustuen. Voimme käsitellä henkilötietojasi myös oikeutettuun etuun perustuen (työsuhde).

MISTÄ TIETOLÄHTEISTÄ SAAMME TIETOJA?
Keräämme tietosi pääasiallisesti sinulta itseltäsi. Tietyissä tilanteissa voimme saada tietoja yleisesti saatavilla olevista internet-lähteistä sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä. Pääsääntöisesti osoitelähteet on eritelty mikäli ne ovat muita kuin ensiksi mainittuja.

MIHIN LUOVUTAMME TAI SIIRRÄMME HENKILÖTIETOJASI?
Emme luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Käsittelemme henkilötietojasi pääasiassa EU:n ja ETA-alueen sisäpuolella. Ainoastaan sellaisessa tilanteessa, jossa käytämme ohjelmistotoimittajana ulkopuolista IT-järjestelmän toimittajaa (kuten Google tai vastaava) voimme luovuttaa henkilötietojasi EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle käsitellessämme tietoja näiden ohjelmistotoimittajien ohjelmistoissa. Tällöin huolehdimme, että ko. ohjelmistotoimittaja on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta esimerkiksi olemalla Privacy Shield Frameworkiin kuuluva toimittaja.  


KUKA KÄSITTELEE HENKILÖTIETOJASI?
Käsittelemme henkilötietojasi pääasiassa erilaisissa sähköisissä palveluissa (IT-järjestelmissä sekä maksuja käsittelyyn liittyvien palvelujen toimittajien palveluita), jolloin näiden sähköisten palvelujen toimittajille on pääsy henkilötietoihin käsittelijän ominaisuudessa. Vastaamme tällöin rekisterinpitäjänä, että tietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikein ja huolellisesti.

MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOJASI?
A) Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa koostuu vain verkoston ja henkilöstön sopimuksista sekä mahdollista yhteistyösopimuksista. Näitä säilytetään fyysisessä kansiossa osoitteessa Toinen Linja 14 (Helsinki) lukitusta työhuoneen kaapissa, johon on pääsy vain työntekijöillä.


B) Digitaalinen aineisto
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän ja sen mahdollisten tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muulla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.

Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.

Tietoja käsitellään käyttämissämme ohjelmistoissa, joita käytämme pystyäksemme tarjoamaan palveluitamme niin kuin lupaamme. Näitä ovat mm. Netvisor – laskutusjärjestelmä sekä Google -ohjelmistopalvelu, joka kuuluu Privacy Shield -Frameworkiin.

MITEN PITKÄÄN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI?
Käsittelemme henkilötietojasi vain niin kauan kuin voimassa oleva lainsäädäntö niin vaatii, olet yhteistyö-/kouluttaja- tai työsuhteessa meihin tai jos olet ollut epäaktiivisena rekisterissämme yli 5 vuotta  tai kunnes poistut itse rekisteristämme (voit poistua ellei lainsäädäntö vaadi säilyttämään tiettyjä tietojasi tietyn ajan). Käymme rekisterimme läpi vuosittain niin että poistamme sieltä viisi vuotta epäaktiivisena olleiden henkilötiedot mikäli muu lainsäädäntö sallii tietojen poistamisen. Mikäli olet hakenut meille töihin tai kouluttajaksi tiettyyn tehtävään liittyen, poistamme hakemuksesi ja siihen liittyvät mahdolliset muut tiedot (esimerkiksi CV:t) vuosittain kohdennetusti heinäkuuhun mennessä vuosittain. Avoimet hakemukset säilytämme 3 vuotta.

MITEN VOIT KÄYTTÄÄ OIKEUKSIASI REKISTERÖITYNÄ HENKILÖNÄ?
Sinulla on oikeus rekisteröitynä tietää mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta sekä mm. korjata tai poistattaa henkilötietosi (ellei lainsäädäntö vaadi säilyttämään tiettyjä henkilötietojan tietyn ajan). Ole meihin yhteydessä mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietoihisi liittyen: info@hallintoakatemia.fi

Sinulla on oikeus tehdä kansalliselle valvontaviranomaiselle myös valitus, mikäli koet, että henkilötietojasi on käsitelty väärin.

Pin It on Pinterest

Share This