Kunnan toimielinten kokouksissa on ainakin seuraavat roolit: kokouksen puheenjohtaja, kokouksen sihteeri, esittelijä(t), pöytäkirjantarkastaja, kokouksen osallistujat.  Tämän lisäksi kokoukseen voi kutsua asiantuntijoita paikalle tarpeen mukaan.

Toimielimen kokoukset ovat yleensä suljettuja kokouksia. Tämä tarkoittaa sitä, että kokouksessa ei saa olla läsnä yleisöä eikä muita sivullisia. Kunnan hallintosäännössä määrätään yleensä muiden kuin toimielinten jäsenten läsnä- ja puheoikeudesta, mutta valtuusto voi antaa päätösvallan tästä myös toimielimelle itselleen. Kokoukseen kutsutut asiantuntijat ovat lähtökohtaisesti paikalla vain heidän kuulemisensa ajan tietyssä kokouksen päätöskohdassa. Kuulemisen jälkeen asiantuntijat poistuvat kokouksesta. Itse päätöksenteko-osioon voi ottaa osaa vain toimielimen jäsenet, mutta muut läsnä olevat voivat ottaa osaa keskusteluun ennen päätöksentekoa.

Kokouksen puheenjohtajan vastuulla on kokouksen johtaminen.  Kokouksen puheenjohtaja vastaa myös kokouskutsun lähettämisestä sekä esityslistasta viime kädessä, vaikka käytännössä kutsun ja esityslistan tekee ja lähettää yleensä kokouksen sihteeri ja esittelijä. Puheenjohtaja vastaa myös kokouksen pöytäkirjan sisällön paikkansapitävyydestä. Puheenjohtajan vastuulla on kokouksen onnistuneisuus: hänen vastuullaan on myös pitää yllä kokousjärjestystä. Varapuheenjohtaja hoitaa puheenjohtajan tehtäviä silloin kuin puheenjohtaja on estynyt tai esteellinen.

Esittelijä on vastuussa kokousten päätösten valmistelusta sekä valmistelun johtamisesta. Esittelijä on yleensä yksi johtavista viranhaltijoista ja hänellä voi olla apunaan valmistelussa muita valmistelijoita. Toimielimen päätökset tehdään esittelijän esittelystä.

Kokouksen sihteerin vastuulla on kokoukseen liittyvät käytännön asiat. Näitä ovat tyypillisesti kokouskutsun ja asialistan kokoaminen, kokouskutsun toimittaminen ajoissa kokouksen osallistujille, kokoustila- ja tekniikkavalmistelut. Sihteeri kirjoittaa myös pöytäkirjan ja huolehtii pöytäkirjan allekirjoittamisesta ja tarkastamisesta.

Pöytäkirjantarkastajiksi valitut henkilöt tarkastavat tehdyn pöytäkirjan paikkansapitävyyden toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirjalla on kunnassa suuri merkitys, sillä lähtökohtana on, että asia on niin kuin se lukee pöytäkirjassa. Pöytäkirja allekirjoittaa sekä puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ennen kuin se tarkastetaan. Pöytäkirjantarkistuksesta lähtee kulumaan muutoksenhaku- ja valitusajat ennen kuin päätökset tulevat lainvoimaisiksi.

Jokaisen kokouksen osallistujan velvollisuutena on pitää huoli, että kokoukset menevät eteenpäin ja asioihin on tutustuttu huolella ennen kokousta.

**

Hallintoakatemia kouluttaa kuntien ja kuntayhtymien luottamushenkilöitä mm. kokousmenettelyistä. Kysy tilauskoulutusta organisaatioosi! (info@hallintoakatemia.fi)

Ulla Tirronen
Koulutuksen ja kuntahallinnon ammattilainen, Hallintoakatemian erityisasiantuntija. Koulutukseltani olen HTM. Rakastan kuntia, hallintoa ja katson maailmaa usein digilasien läpi.

Pin It on Pinterest

Share This