Miten tulkitsen erilaisia yhteydenottoja? Mihin pitää reagoida? Kuka tulkinnan viimekädessä tekee? Kysymyksiä, joita pohditaan useinkin hallinnon koulutuksissa. Lueskelin (Terveiset vaan muille hyvän hallinnon ystäville, joilla olen kuullut olevan samanlaisia harrastuksia 🙂 ) oikeuskanslerin ratkaisuja tältä vuodelta ja niissäkin kiinnittyy huomio samaan seikkaan, mikä on koulutuksissa puhuttanut paljon. Pykälät tältä osin ovat jokseenkin selviä ja oikeuskäytäntökin on ehtinyt hioutua jo hyvin vuosien saatossa. Epävarmuutta näissä tilanteissa aiheuttaakin varmasti enemmän se, että yhteydenottoja tulee paljon, resursseja taas on niukasti ja työhön kuuluu paljon muitakin asioita, joilla on määräaika. Lisäksi yhteydenotot saattavat välillä olla hyvin monitulkintaisia, jolloin ei edes mielletä, että viesti sisältää myös tietopyynnön.

Esimerkiksi seuraavat tilanteet ovat hyvin yleisiä:

– Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti viranomaisten huomiota velvollisuuteen vastata tietopyyntöihin viivytyksettä. Kantelija ei ollut saanut pyytämiään tietoja julkisuuslaissa säädetyssä määräajassa eli kahdessa viikossa vaan vasta yli kolmen kuukauden kuluttua ensimmäisen tietopyynnön esittämisestä. Tietopyynnön käsittelyä koskeviin tiedusteluihin ei ollut vastattu ollenkaan. Selvityksen mukaan käsittelyn viivästymiseen oli vaikuttanut se, ettei tietopyyntöä ollut tunnistettu julkisuuslain mukaiseksi tietopyynnöksi. Apulaisoikeuskanslerin sijaisen mukaan tietopyynnön käsittelyssä ei ollut menetelty julkisuuslain ja hallintolain mukaisella tavalla. Hän totesi, että viranomaisen vastuulla on huolehtia siitä, että sen palveluksessa olevat henkilöt ovat vähintään perustasoisesti tietoisia siitä, miten heidän tulee menetellä tietopyyntöjen käsittelyssä ja tiedusteluihin vastaamisessa. (OKV/945/1/2016, 15.5.2017)

– Apulaisoikeuskansleri kiinnitti asiakirjapyyntöä käsitelleiden tahojen huomiota velvollisuuteen noudattaa julkisuuslain menettelysäännöksiä ja antaa asiakirjan pyytäjälle valituskelpoinen päätös. Ylimpien laillisuusvalvojien ratkaisukäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että valituskelpoinen päätös on tehtävä myös silloin, kun viranomaisella ei ole pyydettyä asiakirjaa tai pyydetty asiakirja ei viranomaisen mielestä ole julkisuuslain tarkoittama asiakirja. Kantelija oli pyytänyt useaan kertaan kaupungin viranhaltijoilta ja perusturvalautakunnalta asiakirjoja. Hän ei ollut saanut niitä, koska kaupungin näkemyksen mukaan kyseessä olevat konsultaatiokysymykset ja -vastaukset olivat muistiinpanoja eikä niitä siten voitu pitää viranomaisen asiakirjoina. Lisäksi kyseiset muistiinpanot oli hävitetty. Kantelijalle ei ollut annettu asiakirjapyyntöön valituskelpoista päätöstä. Apulaisoikeuskanslerin mukaan asiakirjapyynnön käsittelystä annettuja säännöksiä on noudatettava riippumatta siitä, mikä käsitys viranomaisella on pyydetyn asiakirjan luonteesta. Menettelysäännösten tarkoituksena on mahdollistaa se, että kysymys asiakirjan luonteesta voidaan saattaa hallintotuomioistuimen ratkaistavaksi. Tämän vuoksi viranomaisen on asiakirjan luovutuksesta kieltäytyessään tehtävä asiassa valituskelpoinen päätös. (OKV/68/1/2016)

– Apulaisoikeuskansleri kiinnitti kaupungin hyvinvointitoimialan huomiota tietopyyntöasioissa noudatettavien julkisuuslain menettelysäännösten oikeanlaiseen ja täsmälliseen soveltamiseen. Kantelija oli kaupungin hyvinvointilautakunnalle tekemissään oikaisuvaatimuksissa pyytänyt kahteen kertaan samaa asiakirjaa. Koska oikaisuvaatimuksiin sisältyneitä pyyntöjä ei kaupungin hallinnossa tunnistettu asiakirjapyynnöiksi, niihin ei vastattu ennen kuin apulaisoikeuskansleri pyysi selvitystä asiassa. Kantelijan ensimmäisestä asiakirjapyynnöstä oli tällöin kulunut yhdeksän kuukautta. Pyyntöön annetusta päätöksestä ei ilmennyt, oliko se viranomaisen vai viranhaltijan päätös. Apulaisoikeuskansleri totesi, että asiakirjapyynnöt tulee käsitellä julkisuuslain mukaisissa määräajoissa ja niihin tulee antaa valituskelpoinen päätös. Tämä edellyttää tehtyjen asiakirjapyyntöjen tunnistamista. Apulaisoikeuskanslerin mukaan pyynnöt olisi pitänyt tunnistaa sekä kirjaamossa että oikaisuvaatimuksia käsitelleessä hallinnossa. Asiakirjapyyntöön annetun päätöksen ristiriitaiset sanamuodot antoivat viitteitä siitä, ettei päätöksen tekijällä ollut selvää käsitystä siitä, mitä päätöstä hän oli tekemässä ja missä ominaisuudessa. (OKV/1610/1/2015, 28.12.2016)

Nämä kuvaavat hyvin todellisuutta, jossa elämme. Onkin hyvä, että asiaa pohditaan ja lähestytään monesta eri näkökulmasta. Toisaalta meidän on tärkeä huolehtia tiedonsaannista ja avoimuudesta, mutta samalla myös siitä, että pystymme turvaamaan yksityisyydensuojan ja salassapidon toteutumisen. Ytimessä tässäkin on hyvä organisointi, johtaminen ja asiakkaan kanssa kommunikointi. Millä voisimme vähentää vielä entisestään tuota kuilua hallinnossa asioivan ja hallinnon väliä, luoda tunnetta, että olemme olemassa hallinnon asiakkaita varten, joten selkeällä toiminnalla jokainen asiakaskin edesauttaa asiansa käsittelyä… Se olisikin sitten taas ihan oman pohdintansa aihe…

Tietopyyntöön vastaamista pohdimme seuraavassa Miten vastaan tietopyyntöön? -etäkoulutuksessa kesäkuussa, tervetuloa mukaan:

Lisää aiheesta

Hallintolaki on mahtava Ulla pyysi minua kirjoittamaan blogin aiheesta, miksi hallintolaki on niin mahtava. Ensimmäinen ajatukseni oli, että mistäköhän aloittaisin. Hallintol...
Ihmisten hallinto Hetki sitten sain postissa EASI -sertifikaatin. Syksyn aikana opiskelinEASI -arviointimenetelmää,sen käyttöä ja raportointia. Ihmisten ja organisaatio...
Kouluttaako paikan päällä vai etänä? Olen jutellut paljon pitkäaikaisten kokeneiden kouluttajien kanssa ja kuullut koulutusmatkoilla tapahtuneista asioista yhtä ja toista. Itsekin olen ku...
Paremman hallinnon esimerkit vuonna 2018 Viime vuonna nostimme esiin mielenkiintoisia faktoja eri kunnista vuoden jokaisella viikolla. Tänä vuonna päätimme nostaa esiin hyvän hallinnon tekoja...
Tuuli Tarukannel on FacebookTuuli Tarukannel on LinkedinTuuli Tarukannel on Youtube
Tuuli Tarukannel
ErityisasiantuntijaHallintoakatemia
Olen kuntia eri puolilla maata ja erilaisissa tehtävissä katsonut HTM. Kiinnostuksen kohteinani on kaikki kuntiin ja hallintoon liittyvä. En ole törmännyt ongelmaan, joka ei ratkeaisi lukemalla Harjula-Prättälää tai juoksemalla.
Asiasanat: , , , , , ,

Pin It on Pinterest

Share This