Viimeisen reilun puolen vuoden aikana etäkokoukset ovat nousseet suureen rooliin. On sähköisiä kokouksia ennenkin pidetty, mutta nyt ne ovat arkipäivää ja moni on varmasti jo päässyt sähköiseen kokoukseen mukaan. Sähköiseen kokoukseen osallistutaan sähköisen yhteyden avulla, ja tällöin osallistujan paikalla ei ole väliä, kunhan nettiyhteys on toimiva. Tämä sujuvoittaa monesti arkea, kun ei tarvitse mennä paikan päälle kokoustamaan. Nykyajan tekniikalla sähköiset kokoukset pystytään järjestämään todella sujuvasti ja ilman ongelmia. Itselläni on kokemusta erittäin onnistuneista ainejärjestöni sähköisistä kokouksista, joita on nyt jo useampi pidetty. 

Sähköinen kokous pystytään toteuttamaan erilaisilla työkaluilla, kuten Teamsilla, Skypella tai Zoomilla. Kaikissa näissä näkö- ja ääniyhteys toimii, mikä on tärkeää sähköisen kokouksen kannalta. Kokoustyöskentely vaatii vuorovaikutusta, joka mahdollistetaan toimivilla näkö- ja ääniyhteyksillä. Näiden lisäksi olisi hyvä olla myös chat-mahdollisuus, jonne voi myös kirjoittaa kommentteja. Kokoustekniikka täytyy olla hallinnassa, jotta kokous saadaan pidettyä sujuvasti alusta loppuun.

Etäkokouksiin osallistujana toivoisin kokoukselta helppoutta ja vuorovaikutteisuutta. Kokoustekniikan tulisi toimia ongelmitta, jotta vuorovaikutteisuus pystytään mahdollistamaan. Mutta mitä toivoisin osallistujana sähköisen kokouksen puheenjohtajalta? Puheenjohtajalla on luonnollisesti tärkeä rooli kokouksissa, joissa kaikki ovat fyysisesti läsnä. Koen, että puheenjohtajan rooli kuitenkin vielä korostuu sähköisissä kokouksissa. Ei ole niin helppoa johtaa kokousta, kun osallistujat ovat kyllä linjoilla, mutta eivät fyysisesti läsnä. Kaikenlaisia tilanteita voi tulla vastaan. Yksi putoaa linjoilta, kun toinen taas ei edes kuuntele tai keskity kokoukseen. Tai kokoustekniikka tuottaa ongelmia ja nettiyhteys pätkii monella. Puheenjohtajalla tulee olla sähköisen kokouksen kokoustekniikka hyvin hallinnassa ja sähköiseen työvälineeseen kannattaa tutustua ennen kuin itse kokous alkaa. Muuten kokouksen pitämisestä voi tulla hankalaa. Osallistujana toivoisin, että puheenjohtaja on koko ajan tilanteen tasalla. Puheenjohtaja on etänä, mutta hänen täytyy olla silti vahvasti läsnä johtamassa kokousta. 

Osallistujana toivoisin, että sähköisen kokouksen puheenjohtaja kertoisi kokouksen alussa käytännön asioista. Olisi hyvä kertoa esimerkiksi siitä, miten saa puheenvuoron sekä muistuttaa mikkien sulkemisesta. Kun ei ole itse puhumassa, niin mikki on hyvä pitää suljettuna, jotta keskusteluun ei tule ylimääräisiä ääniä. Toivoisin puheenjohtajalta selkeää johtamista. Sähköisissä kokouksissa helposti puhutaan toisten päälle, mikä ei ole kovin ideaalitilanne. Osallistujan näkökulmasta puheenjohtajan täytyisi osata jakaa puheenvuoroja ja olla kartalla puhumisjärjestyksestä. Puheenvuoroja tulisi myös antaa, kun niitä osallistuja pyytää. Usein sähköisissä kokouksissa on viittaustoiminto, jota voi klikata, jos haluaa puheenvuoron. Puheenjohtajan tulisi olla hereillä ja katsoa aktiivisesti, onko osallistujat halukkaita pääsemään ääneen.

Hybridikokoukset ovat myös yksi kokousmuoto. Niissä osa osallistujista on paikan päällä ja osa etänä verkkoyhteyksillä mukana. Tässä puheenjohtajan hyvä johtaminen korostuu, sillä hybridikokousta on haastava ohjata. Paikan päällä olijat saattavat puhua enemmän kuin etänä olevat, mutta puheenjohtajan pitäisi huolehtia siitä, että kaikki osallistujat pääsevät osallistumaan tasapuolisesti. 

Alussa totesin, että sähköiset kokoukset ovat nykyään osa arkipäivää. Uskon, että suurin osa sähköisistä kokouksista sujuu loistavasti ja osallistujat sekä erityisesti puheenjohtajat tuntevat kokouskäytännöt. 

Henna Koskelainen, Hallintoakatemia

Hallintoakatemia kouluttaa sähköisistä kokouksista tiiviillä 1 h koulutuksella toimielimen jäseniä ja puheenjohtajia:

Hyvät etäkokoukset – lautakunnan jäsenenä 21.10.2020 klo 13-14 ja 15.12.2020 klo 10-11

Hyvät etäkokoukset – puheenjohtajan roolissa 21.10.2020 klo 15-16 ja 15.12.2020 klo 13-14

Hyvät etäkokoukset – valtuuston eri rooleissa 22.10.2020 klo 9-10 ja 17.12.2020 klo 9-10

Hyvät etäkokoukset – hallituksen eri rooleissa 22.10.2020 klo 16-17 ja 17.12.2020 klo 12-13

PIrjo Ala-Hemmilä
Asiasanat: , , ,

Pin It on Pinterest

Share This