Opetustoimen tietosuojasta käytännössä

Opetustoimessa käsitellään jatkuvasti oppilaita koskevia henkilötietoja. Kuten muissakin julkisissa virastoissa, ei kouluissakaan tietojen käsittely tapahdu pelkästään paperilla tai ruudulla. Tietoa vaihdetaan usein suullisesti, esimerkiksi luokanopettajan ja aineenopettajan käydessä läpi kummankin opettaman oppilaan oppimisen kehitystä. Olen tehnyt opettajan sijaisuuksia eri peruskouluissa heti 18-vuotiaasta lähtien. Opetustoimen tietosuoja-asiat tulivat minulle ajankohtaisiksi opeteltaviksi, vaikka en niitä lakikirjoista päntännytkään. Onneksi koulujen henkilökunta oli hyvin auttavaista kokematonta sijaista kohtaan. Opettajan sijaisia koskevat samat velvoitteet tietosuojan osalta kuin virkahenkilöitä.  

Oppilaat saattavat olla hyvinkin uteliaita toistensa asioista, joten olen usein joutunut miettimään, millainen tieto on salassa pidettävää. Välillä joutuu myös miettimään, millä tavalla parhaiten ohittaa tai vastata kieltävästi salassa pidettävään tietoon liittyvään uteluun. Yleensä tilanteesta selviää, kun asiasta ei tehdä numeroa ja kyseleville oppilaille kerrotaan, ettei asia kuulu meille muille. Oppilaiden huomio kannattaa myös kiinnittää johonkin uuteen kiinnostavaan aiheeseen tai tehtävään.  

Lähtökohtaisesti viranomaisen, eli esimerkiksi oppilaitoksen asiakirjat ovat julkisia, ellei niiden salassa pitämisestä ole laissa erikseen säädetty. Henkilötietojen osalta arkaluonteiset tiedot ovat salassa pidettäviä tietoja.  Asianmukaisen opetuksen järjestämiseksi erilaiset tahot joutuvat tarvittaessa käsittelemään arkaluonteista tietoa. Jos laki sallii, voidaan tiettyjä tarkoituksia varten arkaluonteisia tietoja antaa tai luovuttaa. Esimerkiksi opettajien välinen suullinen tiedonvaihto yhteisen oppilaan opetuksen tuesta on tietojen antamista. Tietojen luovuttamista on tietojen luovuttaminen kopiona, tulosteena tai sähköisesti. 

Henkilötietojen käsittelyyn on oltava aina lainmukainen peruste. Julkisia henkilötietoja voidaan luovuttaa tilanteissa, joissa laki sen sallii. Tarkoitusperiä, joita varten julkisia henkilötietoja voidaan luovuttaa, ovat esimerkiksi tavanomaiset yksityiset tarkoitukset, tutkimukselliset tarkoitukset ja viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävätarkoitukset.  Julkisia tietoja voidaan luovuttaa huoltajan tai yli 16-vuotiaan oppilaan suostumuksella myös suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi oppilashuoltoon toiseen oppilaitokseen, jos oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen säädetty tai jos henkilö, jonka edun suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty, antaa siihen suostumuksensa.   

Mahdollisesti toistuvin epäselvyyden kohde henkilötietojen osalta on oppilaitoksen arjessa tapahtuva tarkoituksenmukainen tiedonvaihto työskentelyn lomassa. Oppilaan asianmukaisen opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömistä tiedoista voi ammattilaisten kesken olla erilaisia tulkintoja. Oppilaitos fyysisenä paikkana on sellainen, että tositoimissa, kuten oppitunneilla ja välitunneilla ei henkilökunnalla ole paljoa aikaa miettiä erilaisten tietojen suhdetta lakiin. Tilanteet saattavat muuttua nopeasti ja vaatia nopeaa reagointia aikuisilta. Opetustoimessa tiedonvaihto on jatkuvaa ja sitä joudutaan tekemään usein kymmenien, ellei jopa lähemmäs sadan ihmisen ollessa yhtä aikaa samassa tilassa.  

Opetustoimen henkilökunta joutuu siis jatkuvasti käyttämään omaa harkintaansa henkilötietolain soveltamisen osalta. Arkaluonteistakin tietoa saatetaan joutua jakamaan henkilölle, joka on koululla vain yhtenä päivänä sijaisena. Tällaisia tietoja voivat olla oppilaan terveystiedot. Jos oppilaalla on esimerkiksi sairaus, joka vaatii koulupäivän aikana tiettyjä toimenpiteitä, tai sairaus voi aiheuttaa esimerkiksi sairaskohtauksia, on oppilaita opettavan henkilön hyvä olla tietoinen näistä seikoista. Edellä mainitut esimerkit ovat laissa mainittuja poikkeuksia salassa pidettävän tiedon osalta, mikäli ne voidaan luokitella “elintärkeän edun” edistämiseksi. Tarkoitus on, että terveydelliset asiat, jotka voivat vaikuttaa oppilaan turvallisuuteen tai opetuksen asianmukaiseen järjestämiseen ovat tietoja, joita voidaan jakaa tietyille oppilaan kanssa työskenteleville henkilöille. Koulussa joudutaan siis aina uudelleen ja uudelleen tapauskohtaisesti arvioimaan minkä tiedon jakaminen kenellekin on sallittua ja tarkoituksenmukaista.  

Suuri osa kouluarjen toimivuuteen vaikuttavista käytännön ongelmista henkilötietojen osalta ratkeaa huoltajien tai yli 16-vuotiaan oppilaan suostumuksella. Muun muassa erityisen tuen saaminen on salassa pidettävää tietoa, eikä opettaja saa jakaa tällaista tietoa esimerkiksi muun luokan kesken. Moni yleisopetuksessa opiskeleva erityistä tukea saava oppilas haluaa kuitenkin itse kertoa luokkakavereilleen käyvänsä erityisen tuen ryhmässä tiettyjen oppituntien aikana. Tästä huolimatta tulee muistaa, että opettajalla ei ole oikeutta jakaa tai luovuttaa tätä tietoa. On hyvin tyypillistä, että huoltajat ja oppilaat eivät ole tietoisia siitä, mikä kaikki tieto on salassa pidettävää ja moni tällainen tieto voi tuntua hyvin arkiselta. Siksi opetustoimessa on tärkeää tuntea asiakirjojen ja henkilötietojen julkisuutta ja perusopetusta koskevan lainsäädännön sisältö. Yhtä tärkeää on kuitenkin myös osata yhdistellä näitä lakeja käytäntöön.  

Aiheeseen liittyviä kysymyksiä käydään syvällisemmin läpi Hallintoakatemian webinaareissa

Tietosuoja oppilastietojen käsittelyssä 16.3.
Wilman ja somen juridisia kysymyksiä koulutoimessa 17.3.

Lähteet: 1999/621 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
1287/2013 Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki

  

LUE MYÖS