MISTÄ ON KYSE?

Jotta voimme tarjota palveluitamme lupaamallamme tavalla, käsittelemme toiminnassamme henkilötietoja.Me haluamme pitää henkilötietosi suojassa ja käsittelemmekin niitä mahdollisimman vähän – vain toimintamme kannalta välttämättömimpiä tietoja. Noudatamme toiminnassamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä Suomen henkilötietoihin liittyvää lainsäädäntöä.

Kyseessä on käytännössä asiakas- ja markkinointirekisterimme. Rekisteri on Suomen Videokoulutus Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri ja voimme käyttää rekisteriä kaikessa toiminnassamme (Suomen Videokoulutus Oy, Hallintoakatemia, Academy of Professional Safety).

MISSÄ TILANTEISSA KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJA?
Käsittelemme  yrityksen toiminnan kannalta välttämättömimpiä henkilötietoja asiakas- ja markkinointitilanteita varten. Rekisteröimme vain toiminnan suunnittelun kannalta välttämättömät tiedot.

KUKA VASTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ?
Hallintoakatemia, 39700 Parkano  (y-tunnus: 2732911-3)
Yhteyshenkilö henkilötietoihin liittyvissä asioissa: Ulla Tirronen, info@hallintoakatemia.fi

MITÄ TIETOJA KÄSITTELEMME?
Keräämme ja tallennamme seuraavia henkilötietoja asiakkaistamme:
– Nimi
– Sähköpostiosoite
– Matka- tai muu puhelinnumero
– Organisaatio ja henkilön asema organisaatiossa
– Henkilön tai organisaation osoite- ja laskutustiedot
– Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta.

Käsittelemme siis vain hyvin yleisluontoisia henkilötietoja. Mikäli joutuisimme käsittelemään erityisiin tietoryhmiin kuuluvia tietoja, jotta voisimme tarjota tilaamasi palvelun (esimerkiksi erityisruokavaliotiedot yksittäisissä koulutustilaisuuksissa), hävitämme tällaiset tiedot välittömästi kun tarve tiedolle on päättynyt (esimerkiksi kun koulutustilaisuus on pidetty).

MISTÄ JA MILLÄ TAVOIN KERÄÄMME HENKILÖTIETOJA?
Keräämme henkilötietojasi seuraavissa tilanteissa:

  1. Jos tulet asiakkaaksemme
  2. Jos tilaat uutiskirjeemme
  3. Jos tulet muuhun järjestämäämme tapahtumaamme
  4. Jos olet meihin yhteydessä nettisivujemme kautta
  • Voimme kerätä henkilötietoja myös yleisesti saataville olevista internet-lähteistä sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä. Osoitelähteet on eritelty mikäli ne ovat muita kuin neljä ensimmäiseksi mainittuja.

Tallennamme henkilötietosi, että voimme

  • toimittaa sinulle tilaukseesi liittyviä tietoja
  • toimittaa tilauksesi
  • periä sinulta maksun
  • täyttää lainsäädännön edellyttämät vaatimukset (esimerkiksi kirjanpitolakiin ja kuluttajalansuojalakiin liittyvät vaatimukset)
  • pitää kirjaa osallistumisestasi koulutuksiimme, että voimme tarvittaessa myöhemmin vahvistaa osallistumisesi koulutuksiimme (todistuksen uudelleentekomahdollisuus) sekä että pystymme tekemään sinulle kohdistetumpia tarjouksia muista palveluistamme
  • tunnistaaksemme sosiaalisessa mediassa käyttäjiä, jotka saattavat olla kiinnostuneita palveluistamme
  • lähettääksemme kohdistettuja tarjouksia ja tietoja sinulle uutiskirjeissämme
  • tehdäksemme asiakaskyselyitä ja -tutkimuksia palveluistamme
  • jakaaksemme osallistujalistan   (sisältää nimen, nimikkeen ja organisaation) tietyissä koulutuksissamme edistääksemme osallistujien verkostoitumista (voit myös kieltää nimesi näkymisen tällaisessa osallistujalistassa)
  • analysoida ostokäyttäytymistäsi, että pystymme tekemään kohdistetumpia tarjouksia profiloinnin avulla.

Käsittelemme henkilötietojasi ensisijaisesti perustuen asiakassuhteeseen, muuhun sopimukseen, asiakkaan erilliseen nimenomaiseen suostumukseen, muuhun lainsäädännön velvoitteisiin perustuen tai oikeutettuun etuun perustuen. 

MISTÄ TIETOLÄHTEISTÄ SAAMME TIETOJA?
Keräämme tietosi pääasiallisesti sinulta itseltäsi. Tietyissä tilanteissa voimme saada tietoja yleisesti saatavilla olevista internet-lähteistä sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä. Pääsääntöisesti osoitelähteet on eritelty mikäli ne ovat muita kuin ensiksi mainittuja.

MIHIN LUOVUTAMME TAI SIIRRÄMME HENKILÖTIETOJASI?
Emme luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Käsittelemme henkilötietojasi pääasiassa EU:n ja ETA-alueen sisäpuolella. Ainoastaan sellaisessa tilanteessa, jossa käytämme ohjelmistotoimittajana ulkopuolista IT-järjestelmän toimittajaa (kuten Google tai vastaava) voimme luovuttaa henkilötietojasi EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle käsitellessämme tietoja näiden ohjelmistotoimittajien ohjelmistoissa. Tällöin huolehdimme, että ko. ohjelmistotoimittaja on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta esimerkiksi olemalla Privacy Shield Frameworkiin kuuluva toimittaja.

KUKA KÄSITTELEE HENKILÖTIETOJASI?
Käsittelemme henkilötietojasi pääasiassa erilaisissa sähköisissä palveluissa (IT-järjestelmissä sekä maksuja käsittelyyn liittyvien palvelujen toimittajien palveluita), jolloin näiden sähköisten palvelujen toimittajille on pääsy henkilötietoihin käsittelijän ominaisuudessa. Vastaamme tällöin rekisterinpitäjänä, että tietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikein ja huolellisesti.

Käytämme evästeitä nettisivullamme, jotta voimme parantaa asiakaskokemustasi kohdennetuilla tarjouksilla.


MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOJASI?

A) Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa koostuu ainoastaan koulutuspäivillä silloin jos jaamme tulostetun osallistujalistan koulutuksen osallistujille. Huolehdimme tällaisten tulostettujen osallistujalistojen hävittämisestä koulutuspäivien päätteeksi välittömästi.

B) Digitaalinen aineisto
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän ja sen mahdollisten tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muulla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.

Huolehdimme, että ainoastaan niillä työntekijöillämme sekä rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.

Tietoja käsitellään käyttämissämme ohjelmistoissa, joita käytämme pystyäksemme tarjoamaan palveluitamme niin kuin lupaamme. Näitä ovat mm. Netvisor – laskutusjärjestelmä sekä Google -ohjelmistopalvelu, joka kuuluu Privacy Shield -Frameworkiin.

EVÄSTEET
Käytämme evästeitä nettisivullamme, jotta voimme parantaa asiakaskokemustasi kohdennetuilla tarjouksilla.

MITEN PITKÄÄN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI?
Käsittelemme henkilötietojasi vain niin kauan kuin voimassa oleva lainsäädäntö niin vaatii, olet asiakassuhteessa meihin tai jos olet ollut epäaktiivisena rekisterissämme yli 5 vuotta  tai kunnes poistut itse rekisteristämme (voit poistua ellei lainsäädäntö vaadi säilyttämään tiettyjä tietojasi tietyn ajan). Käymme rekisterimme läpi vuosittain niin että poistamme sieltä viisi vuotta epäaktiivisena olleiden henkilötiedot mikäli muu lainsäädäntö sallii tietojen poistamisen.

MITEN VOIT KÄYTTÄÄ OIKEUKSIASI REKISTERÖITYNÄ HENKILÖNÄ?
Sinulla on oikeus rekisteröitynä tietää mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta sekä mm. korjata tai poistattaa henkilötietosi (ellei lainsäädäntö vaadi säilyttämään tiettyjä henkilötietoja tietyn ajan). Ole meihin yhteydessä mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietoihisi liittyen: info@hallintoakatemia.fi

Sinulla on oikeus tehdä kansalliselle valvontaviranomaiselle myös valitus, mikäli koet, että henkilötietojasi on käsitelty väärin.

Pin It on Pinterest

Share This