Kuntien sähköiset kokoukset ovat herättäneet paljon kysymyksiä ja keskustelua. Onneksi uudessa kuntalaissa mahdollistettiin pidemmälle menevät sähköiset kokoukset. Olin aikoinaan mukana työryhmässä, jossa pohdittiin ensimmäisiä sähköisen kokouksen mahdollistavia pykäliä kuntalakiin (aikana ennen tätä suurempaa kuntalakiuudistusta). Silloin ilmassa nähtiin paljon enemmän peikkoja kuin nykyään. On hyvä, että tällä saralla on menty eteenpäin näin paljon. Itse olisin jollakin tapaa ollut taipuvainen menemään pidemmällekin, mutta ymmärrän kyllä kuntien päätöksenteon merkittävyyden, luottamuksellisuuden tarpeen sekä ietosuojakysymysten merkityksen. Lisäksi kunnissa päätetään merkittävistä asioista, joten myös kokousmenettelyissä on pystyttävä turvaamaan jokaisen kuntalaisen oikeusturva niin pitkälle kuin mahdollista. Perusoikeuksista ja kuntalaisen oikeuksista tulee pitää huolta poikkeusoloissakin viimeiseen saakka. En olisi uskonut, että itsestäni löytyy barrikadeille lähdössä oleva ihminen, mutta näin vaan poikkeusolot voivat yllättää.

Puheenjohtajalla onkin iso rooli myös sähköisen kokouksen johtamisessa. Kokouksista, sopivista välineistä ja toimielinten valmiuksista tähän on käyty keskustelua ja aiheesta on herännyt paljon kysymyksiä. Eikä suotta, sillä tilanne on monelle puheenjohtajalle uusi. Onneksi kunnissa on ollut sähköisiä välineitä käytössä osana kokousta, mutta kokonaan etänä ja etäällä oleminen – miten siihen suhtaudutaan? Erityisesti nyt kriisien ja hankalien päätösten aikaan kokouksista tulisi saada kaikki irti ja päätösten tulisi olla myös muotoseikoiltaan kestäviä. Hyvällä puheenjohtajan toiminnalla ja perehtymisellä saadaan etäkokoukset sujumaan ihan yhtä hyvin kuin fyysisetkin kokoukset. Onhan meillä kaikenlaista nähty ihan fyysisissäkin kokouksissa. Ehkä tämä on hyvä hetki pohtia myös kokousten hyvää johtamista – ja jokaisen omaa roolia ja vastuuta kokouksen osallistujana ja toimielimen jäsenenä.

Myös etäkokouksessa on hyvä huolehtia, että puheenjohtaja tietää todella tarkasti erilaisten tilanteiden pykälät ja rajoitteet esim. mitä tehdä, jos kaikki eivät pääse linjoille tai ole linjoilla. Kunnan kokouksissa kun on tietyt vaatimukset esimerkiksi läsnäolijoille. Myös esteellisyyskysymykset on syytä ratkaista ja pohtia huolella. Asioiden jälkikäteinen osoittaminenkin on tärkeää. Jos kokouksessa tarvitaan pohdintataukoa asioiden selvittämiseen – on se syytä ottaa ja hyväksyä osana menettelyä.

Ihmiset puhuvat myös etäkokouksissa helposti päällekkäin, etäkokouksessa tarvitaankin erityisen napakkaa puheenjohtamista.  On tärkeää kertoa, missä järjestyksessä toimielimen jäsenet puhuvat. Hyvä puheenjohtaja pitää kokouksen selkeästi ohjeistettuna ja ryhdikkäänä. Silloin kokouksen osallistujillekin välittyy sama tunnelma.

Tärkeää onkin ohjeistaa ja pohtia kokoustilanne tarkkaan koko toimielimen näkökulmasta. Vastuu siitä, että asiat saadaan päätökseen, on aina yhteinen. Se on sitä fyysisissä kokouksissa ja se on sitä uusissa tilanteissa eli sähköisissä kokouksissa. Tekniikka saattaa jännittää eikä sen myöntämisessä ole mitään huonoa. Kunnissa tehdään merkittäviä päätöksiä ja niiden tekemiseen ei edes pidä suhtautua yliolkaisesti. Kunnioitetaan siis myös niitä, joiden asioita käsittelemme.

On hienoa huomata, kuinka nopeasti kunnissa saatiin tämäkin asia toimimaan kaiken muun kriisin ohella. Meillä on kokeneita puheenjohtajia ja kokeneita viranhaltijoita, joihin voi luottaa. Suomalainen asenne on tullut hienosti vaikeina aikoina taas esille ja me voimme olla edelleenkin ylpeitä parhaasta hallinnostamme.

Järjestämme aiheesta puheenjohtajille myös koulutusta:

https://www.videokoulutus.fi/lesson/1036

Tuuli Tarukannel

PIrjo Ala-Hemmilä

Pin It on Pinterest

Share This