Etätyön tekeminen on ollut luonnollisesti puheena keväästä lähtien paljon. Meillä Hallintoakatemiassa etätyötä on tehty jo kauan. Se on perustunut työmme luonteeseen sekä siihen, että olemme työskennelleet eri kaupungeissa sekä alusta asti painottaneet etäkoulutuksen helppoutta. Etätyö on tullut siis käytännön olosuhteiden kautta luontevaksi osaksi organisaatiotamme. Olemme laittaneet myös työpaikkailmoituksiimme, että haemme henkilöä, jolle etätyön tekeminen sopii. Kuitenkin käytännössä me ymmärrämme tämän hyvin eri tavoin. On ihmisiä, joille sopii itsenäinen työskentely sekä ihmisiä, jotka lopulta järkyttyvät siitä, mitä etätyö käytännössä on. Monille työporukan fyysinen läsnäolo on asia, joka on heille tärkeä. Lisäksi on ihmisiä, jotka eivät ajattele, missä työtä tekevät, he vaan tekevät. Joissain organisaatioissa henkilöstö tekisi mieluusti työtä ainakin toisinaan etänä, mutta puuttuva ohjeistus tai yleinen ilmapiiri ei ole sille myönteinen. Joissakin tapauksissa voidaan jopa puhua siitä, että työntekijöiden ei luoteta tekevän työtä samalla tavalla kuin työpaikalla. Keskusteluun toivoisikin jollakin tapaa neutraaliakin näkökulmaa rinnalle. On töitä, jotka kuuluvat ihmisen työtehtäviin ja nämä työt tulee tehdä. Kun uppoutuu työhön, onko sillä lopulta niin paljon väliä, missä sen tekee. Jotkut voivat löytää parhaimman työrauhan esimerkiksi junan tasaisessa vauhdissa, joka myös meille on tullut tutuksi. Moni on myös saanut kevään aikana huomata, että etänä työskennellessä työtä on voinut tehdä vähemmin keskeytyksin. Tässä blogissa puhutaankin siis etätyöstä asiantuntijaorganisaatiossa. 

Kun aloimme pohtimaan näitä asioita, vahvistui vielä entisestään se, miten iso merkitys yhteisten tapojen ja toimintatapojen luomisessa on. Ennen mekin luotimme enemmän jokaisen omaan harkintakykyyn, mutta kyllä prosessien luominen ja noudattaminen on vienyt asiaa todella paljon eteenpäin. Se on reilua myös jokaista työntekijää kohtaan. Se lisää luottamusta ja auttaa keskustelemaan asioista. 

Halusimme siis jakaa nämä organisaatiossamme kertyneet vinkit. 

  1. Hyvä ja tasapuolinen ohje sekä hyvät prosessit ihmisten tekemiselle luovat perustan mille tahansa toimivalle työnteolle. Tämä vahvistuu etätyössä. 
  2. Etätyössä on vielä lähityötäkin tärkeämpää erottaa oma tehtävänsä ja vastuunsa organisaatiossa. Töissä pitää olla ilmapiiri, että työkavereilta voi aina kysyä, sillä kynnys avun pyytämiseen voi etätyössä joskus tuntua korkeammalta. Kuitenkin pitää erottaa se, milloin asia on sellainen, että se selvitetään itse ja milloin kysytään. Meillä on kaikilla omat tehtävämme ja lopulta jatkuva sähköisiin viesteihin vastaaminen voi pahimmillaan alkaa kuormittamaan. Näistä onkin hyvä keskustella melko tarkkaan yhdessä. 
  3. Etätyössä pitää olla rehellinen itselleen ja muille. Tätä on ehkä vaikea sanoa, mutta välillä sorrumme ahkeruusansaan. Pitää pystyä tarkastelemaan omia työtapoja ja sitä, mihin ajan käyttää. Jos työ keskeytyy etänä koko ajan johonkin ulkoiseen ärsykkeeseen tai oman kodin asioihin, emme saa keskityttyä tehtäviin, kuten pitäisi. Se on selvää, mutta ihmisten reaktio tähän ei ole niin selkeä. Toinen huomaa tämän ja toinen ei. Toinen syyttää muita ja toinen tutkiskelee sitä, mitä minä voisin tehdä toisin? Tämä on myös työkaverin kunnioittamista, vaikkei työ tapahtuisikaan toisen kasvojen edessä.
  4. Etätyössä päivän aloittaminen ja lopettaminen on korostetusti työntekijän vastuulla: työpäivä ei alakaan tutusti silloin, kun on saapunut työpisteelleen ja lopu silloin, kun sieltä lähtee. Etätyössä pitää olla myös oikeus taukojen pitämiseen. Huomaa, että välillä ihmisille tulee tarve selittää, jos puhelimeen ei ole vastannut parissa minuutissa. Myös etätyössä pitää saada käydä vessassa, keittää kahvia ja pitää lounastauko. Kun teemme tämänkin reilusti ja hallitusti itseämme ja työnantajaa kohtaan, pitäisi sen tuntua luontevalta ja nämä voisi tehdä hyvällä omalla tunnolla. Siitähän nämä puheet lähtevät helposti syntymään, jos se on aina sama ihminen, jolla puhelimeen / viestiin vastaaminen kestää. Siitäkin pitäisi pystyä puhumaan reilusti organisaatiossa. Syy voi olla aivan oikeutettukin (esim. laskutusta hoitavan ihmisen on keskityttävä aukottomasti yhteen asiaan). 
  5. Etätyössä pitää tavata kuitenkin työkavereita ja opetella näistä sellaisia asioita sekä luonteenpiirteitä, jotka eivät välity viestien tai Skypen kautta. Miksi Tuuli vastaa välillä töksäyttäen: hän on ylitehokas, ei käytä aikaansa turhiin välimerkkeihin ja muuhun silloin, kun asia pitää saada eteenpäin ja on kiire. Miksi Pilkun puhelin on usein varattuna: hän on puhelinihminen, hän saa asiat eteenpäin puhumalla. Miksi Henri vastaa koko ajan viesteihin heti ja missä vain: hän on meistä ainoa, joka on tehnyt sitä koko ikänsä. Se on luonteva tapa kommunikoida eikä katkaise hänen ajatustaan.  
  6. Siirtyminen etätöihin ei tarkoita sitä, että kaikki vapaampi keskustelu työyhteisön sisällä loppuu. Monet työpaikat ovatkin kevään aikana pitäneet esim. yhteisiä Teams-kahvitaukoja, jotka sopivasti jaksottavat työpäivää ja mahdollistavat vapaamman keskustelun työyhteisön sisällä. Vapaampi keskustelu voi usein myös synnyttää uusia hyviä ideoita, kun ajatus kulkee vapaammin – ei ainoastaan ajatuksina oman pään sisällä. Avoin keskustelu luo myös luottamusta työyhteisön sisällä ja erityisesti kevään aikana tällaiset tauot ovat luoneet me-henkeä vaikeiden hetkien keskellä – me kaikki olemme tässä samassa tilanteessa. Ja hetkinen, onko yksi työkaveri sijoittanut etätyöpisteensä saunan lauteille?
  7. Etäpalaverit vapauttavat runsaasti aikaa, joka on aiemmin kulunut palaveripaikkoihin siirtymisiin. Helpottaa huomattavasti omia aikataulupaineita, kun 1,5 tunnin ajomatkan päässä olevan palaverin voikin käydä kotoa käsin. Voisiko siis kääntää oman ajattelunsa siihen, että iloitsee tästä vapautuneesta ajasta sen sijaan, että hermostuisi palaverin osallistujien jämähtäviin videokuviin?

Uskomme, että monissa tapauksissa etätyöhön siirtyminen on stressannut erityisesti heitä, jotka eivät ole tottuneet käyttämään etätyövälineitä. On luonnollista, että itselle vieras asia saattaa jopa pelottaa. Korona-ajan poikkeusolojen ollaankin sanottu olleen suurin digiloikka, jota on koskaan tehty. Nyt välineet alkavat olla kaikille tuttuja ja ilmapiiri etätyön tekemiselle selvästi avoimempi. Työelämäkin on oikeuksien ja velvollisuuksien yhdistymä. Tästä syystä on tärkeää, että näistä oikeuksista ja velvollisuuksista on selvä ohjeistus, jota kaikki yhdessä noudattavat. Monissa organisaatiossa on jo aiemmin ollut etätyöohje, mutta nyt sen tekeminen tai uudistaminen on tullut entistä ajankohtaisemmaksi – lähes pakon edessä. Tämän johdosta haluamme antaa auttavan kätemme ja järjestämme Mitä tulee ottaa huomioon kunnan etätyöohjeessa? -webinaarin 27.8.2020 klo 9-11 . Toivomme, että tämä antaa hyvät lähtökohdat tarttua uudistamaan organisaatiosi etätyöhjetta.

Voit tutustua webinaarin ohjelmaan täällä: https://www.videokoulutus.fi/lesson/1188

 

Tuuli Tarukannel & Henri Yli-Salomäki

PIrjo Ala-Hemmilä
Asiasanat: ,

Pin It on Pinterest

Share This