Työn murros lisää entisestään kierroksia jo valmiiksi vaativaan sihteerityöhön

“Sihteerin pitää olla niin monelle, niin paljon. Sihteerit ovat oikeita moniosaajia!”. Näin kuvaili eräs kouluttajamme sihteerien työn luonnetta suunnitellessamme yhdessä sihteereille koulutuspäivää. Kyseinen kouluttaja osui kommentillaan naulan kantaan. Työnhakuilmoituksetkin sen kertovat: pitää osata lukematon määrä eri järjestelmiä, arkistointia, tilaisuuksien järjestämistä, henkilöstöhallintoa, viestintää, lainsäädäntöä, asiakirjahallintoa… Monilla työpaikolla sihteeri huolehtii vähän kaikesta ja sammuttaa samalla muiden iänikuisia tulipaloja. Sihteerit ovat niitä arjen sankareita, joita ilman toimistorakennukset hiljentyisivät aika tehokkaasti. Harva työ kai vaatii ihmiseltä aivan kaikkia mahdollisia kykyjä, mutta eräänkin sihteeriä etsivän organisaation ilmoitus on melko tyhjentävä: Luotettava, täsmällinen, yhteistyökykyinen, sosiaalinen, itsenäiseen työhön kykenevä, joustava ja paineensietokykyinen. Huh. Valtavan työmäärän kanssa tulee myös valtava vastuu. Lainsäädäntö ja käytänteet muuttuvat, järjestelmät vaihtuvat ja uutta tietoa tulee jatkuvasti lisää.

 

Kuntaliitto on raportissaan “Korona ja tulevaisuuden kunnat – käännekohtia ja käänteentekijöitä” pohtinut pandemian mukanaan tuomia muutoksia työelämään. Raportissa nostetaan esiin se, miten pandemian myötä työn raamit ovat menneet uusiksi ja siten koko työelämää tulisi arvioida uudelleen. Kun työelämä muuttuu, myös osaamisen tarve muuttuu. Pandemia on siirtänyt kaikki toimistotyöläiset etätyöhön ja vauhdittanut digitalisaatiota valtavin harppauksin. Muutos on vaatinut kykyä mukautua uudenlaiseen tilanteeseen ja nopeaa uusien alustojen ja toimintatapojen oppimista. Samalla työyhteisöjen arki ja toimintaperiaatteet ovat menneet monilta osin uusiksi. Moni on jo ehtinyt povata etätyöstä uutta normaalia ja mediat kertovat yritysten myyvän turhaksi jääneitä toimistotilojaan. Uusi työympäristö vaatii myös toiminnan raameihin muutoksia. Miten tietosuoja järjestetään kotitoimistoilla, miten asiakkaiden ja kollegojen kanssa ollaan vuorovaikutuksessa etänä ja toimivatko vanhat työsopimukset ympäristössä, missä työ on yhtäkkiä jatkuvasti läsnä? Kysymyksiä on herännyt paljon enemmän, kuin vielä on saatu vastauksia. Silti samat työt on saatava tehdyiksi, uudessa toimintaympäristössä ja epävarmoilla toimintaperiaatteilla. Monen sihteerin työpanos mahdollistaa työyhteisön muiden työntekijöiden tehokkaan toiminnan. Tämä lisää entisestään painetta sopeutua uuteen ja edelleen muuttuvaan tilanteeseen sukkelasti.

 

15.6.2021 järjestettävässä koulutuspäivässämme Toimistotyö kunnassa – sihteereiden koulutuspäivä tartumme sihteerityön kannalta ajankohtaisiin teemoihin ja muutoksiin. Koulutuspäivän puheenvuoroina on Sihteeri moniosaajana etätyöaikana, Toimistotyön tietosuoja, Sihteerin lakiasiat, sekä Työssä jaksaminen. Tervetuloa kuuntelemaan!

 

Lisätietoja ja ilmoittautuminen koulutuspäivään:

https://hallintoakatemia.fi/koulutukset/sihteereiden-koulutuspaiva-15-6/

Lähde: Korona ja tulevaisuuden kunnat – käännekohtia ja käänteentekijöitä, Kuntaliitto 2020

Kirjoittaja on Hallintoakatemian asiantuntija Emma Andersson

Emma Andersson

LUE MYÖS