Valmistelutyön merkitys

Valmistelutyön merkitys kunnan hallinnossa on merkittävä. Kun valmistelu sujuu ja on joustavaa, ei siihen kiinnity huomio. Kun valmistelussa on ongelmia, näyttää kunnan päätöksenteko epäjärjestelmällisemmältä kuin se ehkä todellisuudessa onkaan. Valmistelutyön kehittäminen eri näkökulmista on kiinnostavaa, mutta monesti tuntuu, että kehitettävää on niin paljon, ettei kaikkein arkisimpien työkalujen kehittäminen ole työlistalla ensimmäisenä – tai on hyvin harvoin ensimmäisenä.

 

Keskeisiä syitä valmistelun ongelmille tuntuisi erilaisten keskustelujen perusteella olevan esimerkiksi seuraavat:

  • Ei ole riittävää aikaa, ei suhtauduta aikaa vievänä toimena ja ajatellaan, että laadukas valmistelu hoituu nopeasti, rutiinilla ja itsestään
  • Keskusteluaikaa ei ole tarpeeksi ja kommunikaatio ei toimi, jolloin tiedonkulku jää vähäiseksi tai puuttumaan valtuustoryhmien välillä.
  • Toimijoiden välinen työskentely, poliittisen ja operatiivisen johdon epäselvä rooli taikka joillakin toimijoilla käsitys omasta roolistaan ei ole realistinen. Tartutaan asioihin, jotka eivät kuulu omaan rooliin.
  • Liiallinen kiire ja liialliset odotukset asioiden valmisteluvauhdista.
  • Liian vähäiset valmisteluresurssit suhteessa valmisteltavien asioiden määrään ja muun työn määrään.

 

Entäpä miten valmistelua sitten voisi kehittää?

  • Parannetaan koko organisaation ymmärrystä valmistelutyön pohjamerkityksestä sekä sen luomasta oikeusturvasta päätöksensaajille. Tarvitaan hyvät ja luottamukselliset suhteet eri toimijoiden välillä ja ymmärrys valmistelun roolista lisää sitä.
  • Keskinäinen kunnioitus ja toisen tehtävien ja roolin arvostus: selkeä työnjako operatiivisen ja poliittisen johdon kesken. Paperilla selvää, mutta viedään se myös käytäntöön.
  • Kunta-alan suuri vaihtuvuus ja eläköitymiset synnyttävät väistämättä haasteita. Myös erot valmistelukulttuureissa kuntien välillä luovat uusille valmistelijoille painetta. Valmistelijoiden perehdyttäminen valmisteluun, kokoustekniikkaan ja erityisesti hallintosääntöön auttaa hyvin.
  • Kun on erilaisia foorumeita keskustella valmistelussa olevista merkittävämmistä asioista jo ajoissa. Säännölliset yhteiset foorumit helpottavat päätöksentekoa.
  • Avoin ja keskusteleva ilmapiiri helpottaa minkä tahansa työn tekemistä.
  • Käytännön työkalut kuntoon eli ohjeet, työvälineet, lähteet jne. kuntoon jokaisella valmistelijalla.

 

Valmistelu on parhaimmillaan innostavaa suurten asioiden läpiviemistä, jossa mietitään koko prosessin ajan päätöksenteon lopputulosta ja päätöksen kohteen / kohteiden oikeusturvaa ja hyvää prosessia.

 

Järjestämme myös koulutusta valmistelusta vielä kesäkuussa.

Valmistelijan perehdytyspaketti -webinaari järjestetään 23.6. klo 9–11. Ilmoittaudu mukaan täältä!

 

Kirjoittajana Tuuli Tarukannel Hallintoakatemiasta

LUE MYÖS