Yhteishankintasopimusta on perinteisesti ajateltu tuotteena, joka ostetaan valmiina. Tätä palvelumuotoilua on kuitenkin pitänyt päivittää pakon sanelemana, ja tämä edellyttää yhteishankintoja hyödyntäviltä kunniltakin toimenpiteitä.

Hankintalain oikeuskäytäntö on viimeisen kahden vuoden aikana tarttunut vahvasti kiinni hankintasopimuksella tehtävien ostojen tarkempaan ennakoitavuuteen. Käytännössä tämä on tarkoittanut sitä, että kaikissa julkisissa hankinnoissa pitää jo tarjouspyynnössä määritellä mahdollisimman tarkasti tilaajat, hankinnan kohteet, hankintamäärät sekä euromääräinen volyymi.

Hankintansa itse kilpailuttavalle kunnalle nämä tulkinnat eivät ole tarkoittaneet mitään dramaattista muutosta. Käytännössä tuleviakin ostoja täytyy vain laskea hieman tarkemmin yhteen siten, että hankinnan ennakoitu arvo on laskettavissa tarjouspyyntöön oikeassa mittakaavassa. Yhteishankintayksikölle muutos on kuitenkin tarkoittanut kokonaisvaltaista toimintalogiikan muutosta. Sama pätee yhteishankintayksikön asiakkaaseen.

Kunta-asiakkaan näkökulmasta yhteishankintayksikön palvelukonsepti on yleensä perustunut ajan ja vaivan säästöön tilanteessa, jossa hankintatarve on jo pöydällä. Ennen raskasta kilpailutusprosessia viranhaltija voi vilkaista yhteishankintayksikön verkkosivuilta, onko vastaava kilpailutus jo tehty ja palveleeko se tarkoitusta käsillä olevassa tilanteessa. Jos on ja jos palvelee, voidaan valmis hankintasopimus ostaa yhdellä sitoutumislomakkeen allekirjoituksella.

Kun edellä mainittu skenaario siirretään nykypäivään, tyssää kunta-asiakkaan prosessi viimeistään siinä vaiheessa, kun olisi tarkoitus kirjoittaa sitoutumislomakkeeseen nimi alle. Käy ilmi, että asiakkaan olisi jo tarjouspyynnön julkaisuhetkellä – eli esimerkiksi kolme vuotta aiemmin – pitänyt antaa yhteishankintayksikölle impulssi, että se haluaa tulla huomioiduksi tässä nimenomaisessa hankinnassa. Useimmille kunnille kolme vuotta on liikaa.

Vähän karrikoidusti voidaan sanoa, että palvelumuotoilun puolesta useiden yhteishankintayksiköiden verkkosivustot tai muut asiakasportaalit ovat ennen olleet verkkokauppoja, joista kunta-asiakkaat ovat voineet ostaa haluamansa tuotteet – tuotteiden ollessa siis valmiita yhteishankintasopimuksia. Nykytilanteessa näiden verkkokauppojen tuotteista on yhtäkkiä tullut myyntikelvottomia; tai oikeammin ne on myyty loppuun jo sillä hetkellä, kun niitä koskeva tarjouspyyntö on julkaistu.

Verkkokaupat ovat kuitenkin edelleen pystyssä, ja tähän on ihan syynsä. Yllä mainittuun myynti- ja ostologiikkaan on paljon poikkeuksia, jotka liittyvät muun muassa siihen, milloin hankinta on kilpailutettu, mitä tarjouspyynnössä on määritelty ja milloin asiakkaan ja yhteishankintayksikön välinen asiakas-/omistajuussuhde on syntynyt. Tilanne ei siis ole yhteishankintasopimusten nettishoppailua harrastavalle asiakkaalle täysin lohduton, mutta vähintäänkin se on sekava. Asiakaspotentiaalia kunkin sopimuksen kohdalla on asiakkaan itsensä hankala hahmottaa.

Verkkokauppaan liittyvä vertauskuva on itse asiassa hyvinkin osuva yhteishankinnoista puhuttaessa. Viime vuosien ehkä mielenkiintoisin aiheeseen liittyvä oikeusprosessi liittyy Tieran verkkokauppaan, joka on yhteishankintayksikkönä toimivan Kuntien Tiera Oy:n hankintakanava valmiiksi kilpailutetuille tuotteille ja palveluille. Tieran verkkokaupassa ei shoppailla ainoastaan valmiita hankintasopimuksia vaan myös niiden sisältämiä tuotteita ja palveluita. Tämän toimintamallin markkinaoikeus on katsonut voimassa olevan hankintalain vastaiseksi, koska verkkokaupan käyttäjien hankintoja ei ole voitu – saati yritetty – kilpailutettaessa ennustaa. Eli laintulkinnan mukaan verkkokaupan asiakkaiden olisi jo verkkokauppaa perustaessa tietää ja tuoda esiin se, että he haluavat olla verkkokaupan asiakkaita. Lisäksi heidän olisi jo etukäteen pitänyt kyetä määrittelemään, mitä aikovat verkkokaupasta ostaa seuraavan neljän vuoden aikana. Jos mietitään mitä tahansa yksityistä verkkokauppaa, kuulostaa vaatimus järjettömältä. Yhteishankintayksiköt kuitenkin ovat omalla tavallaan yksityisiä. ja kyseessä onkin malliesimerkki yhteishankintayksikön perinteisen liiketoimintamallin ja markkinaoikeuden laintulkinnan välisestä ristiriidasta. Tieran verkkokauppa on edelleen pystyssä ja oikeudellinen vääntö jatkuu.

Jos verkkokaupan vertauskuva onkin osuva, shoppailun metafora ei oikein osu. Yhteishankintasopimusten konseptiin on nimittäin aina kuulunut oleellisesti myös se, että hyödynnettävä sopimus on asiakkaalle maksuton. Yhteishankintayksikön ansainta tulee pääsääntöisesti sopimustoimittajalta perittävästä palvelumaksusta, ja oletuksena on, että iso hankintavolyymi painaa sopimushinnat matalaksi jopa palvelumaksulla höystettynä. Tämäkin periaate on muuttunut asiakkaan kannalta osin ongelmalliseksi. Ensinnäkin, ilmaistakaan tuotetta ei voida tilata sen ollessa verkkokaupasta loppu. Toiseksi, sopimusten kustannustehokkuus – eli verkkokauppatuotteiden houkuttelevuus – kärsii, jos sopimusten todellinen asiakaspotentiaali jää ohueksi. Yksinkertaisemmin: verkkokaupan tuotteiden houkuttelevuus riippuu viime kädessä asiakkaista itsestään.

Mitäkö kunnan pitäisi sitten tilanteesta ajatella? Ensinnäkin kunnan kannattaa hyväksyä se periaate, jota markkinaoikeuskin on tulkinnoillaan ajanut – eli ennakoiva hankintojen suunnittelu. Vaikkei hankintapäätöksiä välttämättä olekaan mielekästä suunnitella kolmen vuoden päähän, mahdollistaa yhteishankintayksiköiden nykyinen palvelumuotoilu sen, että kunta voi jättää itselleen ikkunan auki mihin tahansa hankintaan ilman merkittäviä sitoumuksia. Toisin sanoen, kunta voi pohjustaa omaa nettishoppailuaan kolmen vuoden päähän, ilman että se sitoo kätensä sopimusvelvoitteilla.

Yksinkertaisimmillaan ennakointi tarkoittaa sitä, että yhteishankintayksiköiden tarjontaa katsotaan omien ajankohtaisten tarpeiden ulkopuolella. Jos yhteishankintayksikkö myy sitoutumista määrättyyn hankintaan nyt, voi kunta arvioida, olisiko yhteishankintasopimuksen asiakkuus realistinen vaihtoehto esimerkiksi seuraavalla tai sitä seuraavalla budjettikaudella. Jos on, voidaan tämä viestiä yhteishankintayksikölle ja oma mahdollinen tarve saada tarjouspyyntöön optiona. Näin kaikki kortit pysyvät kunta-asiakkaan käsissä.

Vielä tehokkaampi tapa suunnitella hankintoja ennakoivasti on sisällyttää yhteishankintayksikön palvelut osaksi omaa strategista hankintojen suunnittelua. Yhteishankintayksiköt eivät ikinä ole kilpailuttaneet hankintasopimuksia omiin tarpeisiinsa, vaan pohjalla on aina jonkin tahon määrittelemä tarve. Mitä jos se taho olisitkin juuri sinä? Yksi tapa varmistaa oikean tuotteen löytyminen yhteishankintojen vertauskuvallisesta verkkokaupasta onkin se, että tilaa tarvittavan tuotteen sinne itse.

Yllä mainittu lähestymistapa edellyttää yhteishankinnan asiakasroolin miettimistä uudelleen. Siinä missä palvelumuotoilun uudistaminen on ollut pakollista yhteishankintayksiköille, on oman asiakkuuden uudelleenmäärittely kunnalle täysin vapaaehtoista. Vanhalla tavalla toimien tulee kuitenkin löytämään itsensä jatkuvasti verkkokaupasta, jossa ei ole mitään tarjolla.

Minkälainen sitten on nykyaikainen tilaaja-toimittajasuhde yhteishankinnoissa? Nykytilanteessa yhteishankintasopimus on vain harvoin valmiina ostettava tuote; yhä useammin se on asiakkaan omaan tarvemäärittelyyn perustuva palvelu. Myynnin käsitteistöä lainaten voidaan puhua ratkaisumyynnistä sen sijaan, että olemassa olevan tuotteen ominaisuudet olisivat myynnin kärki. Ostajan näkökulmasta voidaan puolestaan puhua ketterän kehittämisen palveluista sen sijaan, että myyjää ajateltaisiin ns. tuotetalona.

Vaikka yhteishankintayksiköiden ”verkkokaupasta” ei ole ennenkään löytynyt konkreettisia tavaroita, ovat yhteishankintayksiköt silti muuttuneet yhä vahvemmin palveluntuottajiksi. Tämä muutos on tapahtunut pakotettuna, mutta se ei välttämättä ole huono asia. Se vain vaatii uudenlaista ajattelun mallia sekä myyjältä että asiakkaalta.

***

Riku Heino, KuntaPro Oy. Riku toimii tällä hetkellä KuntaPro Oy:n yhteishankintayksikön hankintapäällikkönä ja on työurallaan lähestynyt yhteishankintoja niin yhteishankintayksikön edustajana kuin asiakkaanakin.

Riku kouluttaa yhteishankintoihin liittyen Hallintoakatemian koulutuksessa ”Miten hyödynnän yhteishankintoja uuden hankintalain mukaisesti?” 1.11. klo 9-11 videokoulutuksessa. Koulutus toteutetaan yhteistyössä KuntaPro:n kanssa. Tutustu tarkemmin koulutukseen tästä. 

Lisää aiheesta

Kouluttaako paikan päällä vai etänä? Olen jutellut paljon pitkäaikaisten kokeneiden kouluttajien kanssa ja kuullut koulutusmatkoilla tapahtuneista asioista yhtä ja toista. Itsekin olen ku...
Palasiko neuvottelumenettely kalkkiviivoilta lähtö... Jääkö neuvottelumenettely EU-hankinnoissa lain kuolleeksi kirjaimeksi lakiuudistuksen jälkeen? Vuoden 2017 alusta voimaan tulleen hankintalakiuudis...
Haluatko onnistua hankinnassa: muista substanssi- ... Hankinnan sisältö määritelty tarkasti mutta missään ei ole määritelty riittäviä sanktioita sille, jos palvelu ei täytä sille asetettuja vaatimuksia. S...
Hankintojen uusia tuulia Uudistuksia on menossa kuntakentällä niin paljon, että opiskeltavaa riittää jatkuvasti. Monia uudistuksista onkin saatu odotella jo pidempään, hankint...
Hallintoakatemia
Asiasanat: ,

Pin It on Pinterest

Share This